พนักงานส่วนใหญ่ไม่มีอีเมลที่เชื่อถือได้

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

หากพนักงานใช้อีเมลได้ไม่แน่นอน ให้ยืนยันช่องทางในพื้นที่ที่รองรับและใช้ได้จริงก่อนเปิดใช้ การไม่ต้องติดตั้งแอปไม่ได้ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีช่องทางส่งที่ติดต่อได้

สถานการณ์

ทีมข้อมูลกำลังประเมินด้านทรัพยากรบุคคล โดยมีผู้คนมากถึง 250 คนและพนักงานจำนวนมากต้องการรับข้อความทาง SMS

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ทดสอบสภาพความเป็นจริงที่สะดวกน้อยที่สุด ไม่ใช่พนักงานที่มีความมั่นใจทางเทคนิคด้วยกล่องจดหมายใหม่ หากไม่สามารถจัดหาเส้นทางที่ต้องการได้ ให้บันทึกข้อจำกัดอย่างเปิดเผยในการประเมินความเหมาะสม

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. ยืนยันช่องทางรับที่ใช้งานได้จริง ตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละกลุ่มใช้ช่องทางใดได้อย่างสม่ำเสมอ หากอีเมลส่วนตัวใช้ไม่ได้ ให้ยืนยันทางเลือกในพื้นที่ที่มีให้ใช้ก่อนตัดสินใจนำระบบมาใช้ คำอธิบายว่าไม่ต้องติดตั้งแอปไม่ได้ยืนยันว่ามีช่องทางที่ส่งถึงพนักงานได้แล้ว

2. ตรวจสอบบันทึกอีเมลต้นฉบับ ตรวจสอบที่อยู่และแบทช์ ตรวจสอบข้อมูลการจัดส่งและการเปิด และตรวจสอบสแปมกับผู้รับ รักษารายละเอียดข้อผิดพลาดและเวลาหากไม่ได้รับการแก้ไข หลีกเลี่ยงการสร้างชุดบัญชีเงินเดือนที่แยกไม่ออกอีกชุดหนึ่ง

3. สังเกตการเดินทางของพนักงานที่คุ้นเคยน้อยที่สุด ขอให้พนักงานตัวแทนค้นหาข้อความ เปิดข้อความ และทำการตรวจสอบให้เสร็จสิ้นบนอุปกรณ์ของตนเอง ปรับปรุงคำแนะนำ ณ จุดล้มเหลวที่สังเกตได้ และทดสอบซ้ำโดยไม่ต้องให้ผู้ดูแลระบบเข้าควบคุม

4. แยกเงื่อนไขที่จำเป็นก่อนเลือกฟีเจอร์ ระบุงานด้านการคำนวณ การอนุมัติ การส่งสลิป และสัญญาแยกจากกัน ในบันทึกประกอบการตัดสินใจ ต้องแสดงให้เห็นความสามารถที่จำเป็นแต่ยังขาดอยู่ ไม่ปล่อยให้ฟีเจอร์อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องบดบังช่องว่างนั้น

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

บันทึกช่องทางรับที่ทดสอบ บัญชี ชุดส่ง และผลการเข้าถึงที่สังเกตได้จริงของพนักงาน แยกให้ออกระหว่างการมีปุ่มควบคุมสำหรับผู้ดูแลระบบกับการที่พนักงานใช้งานได้ครบกระบวนการ หากยังสาธิตไม่ได้ว่าช่องทางที่ตั้งใจใช้ทำงานได้ หรือเพียงเปลี่ยนไปใช้วิธีอื่นเพื่อเลี่ยงช่องทางที่ล้มเหลว ให้ถือว่าเงื่อนไขนั้นยังค้างอยู่ ไม่ใช่ว่าปัญหาการส่งทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

พนักงานจำเป็นต้องมีแอป บัญชี หรืออีเมลที่ใช้งานได้หรือไม่

เวิร์กโฟลว์ที่เผยแพร่ของ SugarHR ใช้การเข้าถึงอีเมลส่วนบุคคลโดยไม่ต้องมีบัญชีพนักงานดูหรือติดตั้งแอปแยกต่างหาก ใบเสร็จรับเงินที่เชื่อถือได้ยังคงเป็นสิ่งสำคัญ หากพนักงานไม่สามารถใช้อีเมลได้ ให้ยืนยันเส้นทางในพื้นที่ที่มีอยู่และทดสอบ แทนที่จะถือว่าการเข้าถึงแบบไม่มีแอปเป็นอิสระจากช่องทาง อ่านคำอธิบายทั่วไป

พนักงานที่มีความมั่นใจน้อยด้านดิจิทัลควรรวมไว้อย่างไร

เลือกตัวแทนที่เต็มใจซึ่งยังไม่คุ้นเคยกับระบบ สังเกตการค้นหาข้อความ เปิดข้อความ ตรวจสอบรายละเอียด และดำเนินการตามที่ร้องขอบนอุปกรณ์ของตนเอง ปรับปรุงคำแนะนำ ณ จุดที่เกิดข้อผิดพลาดจริง จากนั้นทำการทดสอบซ้ำก่อนที่จะขยาย อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

ความต้องการรับข้อความเป็นบริบทของกรณีในอดีต ควรตรวจสอบช่องทางที่บัญชีของคุณรองรับก่อนวางแผนใช้ SMS

SugarHR เหมาะสมหรือไม่เมื่อพนักงานส่วนใหญ่ไม่มีอีเมล