อธิบายสลิปเงินเดือนจำนวนมากชุดแรกส่งให้เจ้าหน้าที่

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

อธิบายช่องทางรับส่วนตัว งวด สิ่งที่ต้องตรวจ วิธีรับทราบ และผู้ติดต่อภายใน แยกคำแนะนำร่วมออกจากรายละเอียดค่าจ้างเฉพาะคน

สถานการณ์

ทีมที่ย้ายออกจากภาพหน้าจอแต่ละภาพต้องการคำแนะนำง่ายๆ สำหรับพนักงานก่อนที่จะส่งไฟล์ทั้งหมดครั้งแรก

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ประกาศของพนักงานควรตอบว่าต้องทำอย่างไรต่อไป โดยไม่แสดงจำนวนเงินหรือข้อโต้แย้งของบุคคลอื่น ขอให้พนักงานสองสามคนปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างอิสระก่อนที่จะนำมาใช้ซ้ำสำหรับทุกคน

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. จัดทำแผนผังความรับผิดชอบเบื้องหลังกระบวนการกระดาษ รักษาการอนุมัติการคำนวณ การตรวจสอบ การตรวจทานของพนักงาน และการเข้าถึงการเก็บถาวรเมื่อนำการจัดการกระดาษออก เปรียบเทียบขั้นตอนเก่ากับขั้นตอนที่เสนอ ดังนั้นการพิมพ์ที่ลดลงจะไม่ลบการควบคุมที่จำเป็นโดยไม่ตั้งใจ

2. ให้ผู้ที่รับผิดชอบงานจริงเป็นผู้ทดสอบ ผู้ดูแลระบบตัวจริงควรเป็นคนส่งสลิปเงินเดือน พนักงานต้องรับและตรวจดูด้วยตนเอง และฝ่ายการเงินต้องเรียกดูหลักฐานที่นำไปใช้งานได้ บันทึกว่าแต่ละบทบาททำอะไรสำเร็จแล้ว แทนการนับเพียงจำนวนผู้เข้าร่วมอบรม

3. เขียนคำแนะนำสำหรับทั้งชุด ใช้ข้อมูลระยะเวลา การดำเนินการตรวจสอบ และการแบ่งปันข้อมูลติดต่อภายใน ไม่ให้จำนวนเงินส่วนบุคคลและข้อโต้แย้งแต่ละรายการอยู่ในข้อความที่ผู้รับทุกคนสามารถเห็นได้ และอัปเดตข้อความที่ใช้ซ้ำก่อนส่ง

4. ให้พนักงานตรวจดูสลิปก่อนทำรายการที่ร้องขอ อธิบายว่าสลิปครอบคลุมรายการใดและต้องยืนยันแบบใด แยกสลิปที่ยังไม่อ่าน ยังไม่ยืนยัน และมีข้อสงสัยออกจากกัน เพื่อให้ผู้ดูแลระบบจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นจริง แทนการสรุปว่าทุกกรณีที่ล่าช้ามีสาเหตุเดียวกัน

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

บันทึกช่องทางรับที่ทดสอบ บัญชี ชุดส่ง และผลการเข้าถึงที่สังเกตได้จริงของพนักงาน แยกให้ออกระหว่างการมีปุ่มควบคุมสำหรับผู้ดูแลระบบกับการที่พนักงานใช้งานได้ครบกระบวนการ หากยังสาธิตไม่ได้ว่าช่องทางที่ตั้งใจใช้ทำงานได้ หรือเพียงเปลี่ยนไปใช้วิธีอื่นเพื่อเลี่ยงช่องทางที่ล้มเหลว ให้ถือว่าเงื่อนไขนั้นยังค้างอยู่ ไม่ใช่ว่าปัญหาการส่งทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

การประกาศเป็นกลุ่มสามารถช่วยโดยไม่เปิดเผยบุคคลได้อย่างไร

ประกาศควรมีข้อมูลงวดที่ใช้ร่วมกัน ขั้นตอนตรวจสลิป กำหนดเวลาทั่วไป และผู้ติดต่อภายใน เก็บยอดเงิน ข้อมูลระบุตัวบุคคล และข้อโต้แย้งเฉพาะรายไว้ในสลิปส่วนตัวที่เกี่ยวข้อง ตรวจตัวอย่างข้อความที่นำกลับมาใช้และปรับวันที่ให้ถูกต้อง ประกาศส่งถึงผู้รับทั้งชุด จึงมีกลุ่มผู้อ่านต่างจากคำอธิบายเฉพาะบุคคล อ่านคำอธิบายทั่วไป.

การเขียนด้วยลายมือ การรับทราบด้วยคลิกเดียว และการเปิดแตกต่างกันอย่างไร

การเปิดดูบันทึกว่ามีการเข้าถึงสลิปเงินเดือน ส่วนการลงลายมือชื่อและการยืนยันด้วยคลิกเดียวเป็นการกระทำของพนักงานหลังตรวจดูสลิป ตามรูปแบบที่ตั้งค่าไว้ เลือกเหตุการณ์ที่องค์กรต้องการและตรวจความหมายของข้อมูลที่บันทึก ไม่มีเหตุการณ์ใดรับรองตัวตนหรือยุติข้อพิพาทได้ทุกกรณีโดยอัตโนมัติ อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

พนักงานควรบอกอะไรบ้างก่อนส่งสลิปเงินเดือนจำนวนมากครั้งแรก