ทีมบริการทรัพยากรบุคคลจะส่งสลิปเงินเดือนข้ามโครงการได้อย่างไร

ตรวจรายชื่อผู้รับของแต่ละโครงการก่อนนำตารางที่อนุมัติแล้วมาจัดทำสลิปรายบุคคล การยืนยันของพนักงานและหลักฐานประจำเดือนต้องเชื่อมกับโครงการและงวดจ่ายเดียวกัน

สถานการณ์

การดำเนินการด้านบริการทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องมีสำนักงานใหญ่เพื่อกระจายรายละเอียดการจ่ายเงินที่ได้รับอนุมัติทั่วทั้งโครงการ ในขณะเดียวกันก็ลดการแยกด้วยตนเองและการรวบรวมลายเซ็น

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ส่วนที่ยากคือการเป็นเจ้าของรายการ ผู้จัดการโครงการควรยืนยันบุคคลและที่อยู่ สำนักงานใหญ่ควรยืนยันตัวเลขที่ได้รับอนุมัติ การส่งจำนวนมากไม่ได้กำหนดสิทธิ์ผู้ดูแลระบบระดับโครงการหรือการยืนยันตัวตน

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. ตรวจตัวอย่างชุดข้อมูลที่อนุมัติแล้วก่อนส่ง ยืนยันรายชื่อผู้รับ งวดจ่าย และยอดเงินที่อนุมัติแล้ว จากนั้นตรวจตัวอย่างสลิปแยกตามพนักงาน ทดสอบการส่งรายบุคคลโดยไม่เปิดเผยตารางเงินเดือนภายในทั้งหมดให้ผู้รับเห็น

2. ตรวจสอบตัวตนและการจับคู่ข้อมูลกับผู้รับให้ถูกต้อง เทียบรหัสประจำตัวพนักงานกับที่อยู่รับของแต่ละคน รวมถึงผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ และผู้ที่ลาออกแต่ยังชำระยอดค้างไม่เสร็จ ก่อนเปลี่ยนไฟล์เป็นชุดส่งจริง ให้เทียบภาพตัวอย่างสลิปกับข้อมูลต้นทางที่อนุมัติแล้ว

3. ให้พนักงานตรวจดูสลิปก่อนทำรายการที่ร้องขอ อธิบายว่าสลิปครอบคลุมรายการใดและต้องยืนยันแบบใด แยกสลิปที่ยังไม่อ่าน ยังไม่ยืนยัน และมีข้อสงสัยออกจากกัน เพื่อให้ผู้ดูแลระบบจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นจริง แทนการสรุปว่าทุกกรณีที่ล่าช้ามีสาเหตุเดียวกัน

4. เรียกดูและตรวจสอบหลักฐานจริง ดาวน์โหลดหลักฐานทดสอบที่มีให้ แล้วเทียบพนักงาน งวดจ่าย และเหตุการณ์ยืนยันที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว เก็บความเชื่อมโยงที่ตรวจสอบแล้วนี้ไว้ในแฟ้มประจำเดือน ไม่อาศัยภาพหน้าจอเพียงอย่างเดียว

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

ในหลักฐานทุกขั้นตอน ต้องระบุนายจ้าง โครงการหากเกี่ยวข้อง งวดจ่าย ผู้รับ และฉบับที่อนุมัติแล้วได้ ทดสอบรูปแบบบัญชีหรือช่องทางส่งรายการชำระยอดสุดท้ายที่ใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงดูป้ายชื่อในตาราง แยกการอนุมัติขององค์กร การยืนยันของพนักงาน และการโอนเงินผ่านธนาคารออกจากกัน การทำสำเร็จเพียงเหตุการณ์เดียวไม่ใช่หลักฐานว่าครบทั้งสามอย่างแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

เราจะลดความไม่ตรงกันระหว่างบุคคลและที่อยู่ได้อย่างไร

ตรวจสอบรหัสประจำตัวที่เชื่อถือได้ควบคู่กับที่อยู่ที่พนักงานคนนั้นรับข้อมูลได้จริง ให้ครอบคลุมผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ พนักงานใหม่ และอดีตพนักงานที่รอชำระยอดสุดท้าย การอัปโหลดสำเร็จไม่ได้พิสูจน์ว่าข้อมูลต้นทางทุกแถวจับคู่กับคนถูกต้องแล้ว ก่อนส่งจริงควรเทียบสลิปตัวอย่างรายบุคคลของกลุ่มตัวแทน อ่านคำอธิบายทั่วไป

การเงินจะรู้ได้อย่างไรว่าการส่งออกสามารถใช้ได้

ดาวน์โหลดไฟล์ทดสอบจริงเพื่อตรวจสอบพนักงาน งวดจ่าย สถานะที่เกี่ยวข้อง และความเชื่อมโยงกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว สอบถามเรื่องภาพลายมือชื่อ การประทับเวลา และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการแยกกัน การที่ผลิตภัณฑ์ระบุว่าส่งออกหลักฐานได้ ไม่ได้ยืนยันว่ามีทุกฟิลด์หรือทุกรูปแบบที่คุณต้องการ อ่านคำอธิบายทั่วไป

ควรจัดทีมโครงการและวันที่เปลี่ยนแปลงอย่างไร

ยืนยันผู้รับปัจจุบันของแต่ละโครงการ ระยะเวลาที่ได้รับอนุมัติ และรายการการชำระบัญชีขั้นสุดท้ายก่อนส่งมอบ ใช้การอ้างอิงโปรเจ็กต์และแบทช์ที่เป็นที่รู้จัก และตรวจสอบบันทึกในภายหลัง วันที่ของโปรเจ็กต์ที่แตกต่างกันไม่ได้กำหนดสิทธิ์ของผู้จัดการโปรเจ็กต์ดั้งเดิมหรือสิทธิ์ในการส่งแบบไม่จำกัด ยืนยันข้อกำหนดเหล่านั้นแยกต่างหาก อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

• ควรจับคู่ชื่อพนักงานและที่อยู่ผู้รับอย่างไร

• ส่งมอบ เปิด และรับทราบแล้วแตกต่างกันอย่างไร

• เราควรตรวจสอบอะไรในบันทึกสลิปเงินเดือนที่ส่งออก

• ชื่อบริษัทใน Excel สร้างพื้นที่ทำงานของบริษัทแยกต่างหากหรือไม่

• จัดระเบียบชุดสลิปเงินเดือนที่ได้รับอนุมัติสำหรับบริษัทและโครงการต่างๆ

• ส่งรายละเอียดการจ่ายเงินงวดสุดท้ายหรือค่าคอมมิชชั่นให้กับอดีตพนักงาน

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน