การเงินควรเก็บอะไรบ้างไว้ในชุดบันทึกเงินเดือนรายเดือน

ส่งออกไฟล์ทดสอบแล้วเทียบกับข้อมูลเงินเดือนที่อนุมัติ รายชื่อพนักงาน และเหตุการณ์ยืนยันรับทราบ ป้ายยืนยันบนหน้าจอเพียงอย่างเดียวไม่ใช่ชุดหลักฐานที่ครบถ้วน

สถานการณ์

ทีมงานประมาณ 32 คนได้ส่งแบทช์ไปแล้ว และต้องการเงินทุนเพื่อค้นหาและดาวน์โหลดบันทึกการยืนยันที่ใช้งานได้

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

การเงินควรระบุฟิลด์ที่แน่นอนที่ต้องการ เช่น รอบระยะเวลาและประเภทการดำเนินการ และตรวจสอบไฟล์จริง อย่าถือว่าสเปรดชีตเดียวมีรูปภาพลายเซ็นและการประทับเวลาทุกรายการ

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. เรียกดูและตรวจสอบหลักฐานจริง ดาวน์โหลดหลักฐานทดสอบที่มีให้ แล้วเทียบพนักงาน งวดจ่าย และเหตุการณ์ยืนยันที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว เก็บความเชื่อมโยงที่ตรวจสอบแล้วนี้ไว้ในแฟ้มประจำเดือน ไม่อาศัยภาพหน้าจอเพียงอย่างเดียว

2. ให้พนักงานตรวจดูสลิปก่อนทำรายการที่ร้องขอ อธิบายว่าสลิปครอบคลุมรายการใดและต้องยืนยันแบบใด แยกสลิปที่ยังไม่อ่าน ยังไม่ยืนยัน และมีข้อสงสัยออกจากกัน เพื่อให้ผู้ดูแลระบบจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นจริง แทนการสรุปว่าทุกกรณีที่ล่าช้ามีสาเหตุเดียวกัน

3. ตรวจสอบตัวตนและการจับคู่ข้อมูลกับผู้รับให้ถูกต้อง เทียบรหัสประจำตัวพนักงานกับที่อยู่รับของแต่ละคน รวมถึงผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ และผู้ที่ลาออกแต่ยังชำระยอดค้างไม่เสร็จ ก่อนเปลี่ยนไฟล์เป็นชุดส่งจริง ให้เทียบภาพตัวอย่างสลิปกับข้อมูลต้นทางที่อนุมัติแล้ว

4. ยืนยันช่องทางรับที่ใช้งานได้จริง ตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละกลุ่มใช้ช่องทางใดได้อย่างสม่ำเสมอ หากอีเมลส่วนตัวใช้ไม่ได้ ให้ยืนยันทางเลือกในพื้นที่ที่มีให้ใช้ก่อนตัดสินใจนำระบบมาใช้ คำอธิบายว่าไม่ต้องติดตั้งแอปไม่ได้ยืนยันว่ามีช่องทางที่ส่งถึงพนักงานได้แล้ว

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

เปิดไฟล์ที่ได้รับจริงและตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของพนักงาน ระยะเวลา และข้อมูลความต้องการทางการเงิน รักษาความสัมพันธ์กับแหล่งที่มาที่ได้รับอนุมัติและการแก้ไขใดๆ หากไม่มีการเขียนด้วยลายมือ เวลา หรือเค้าโครงที่รวมกัน ให้บันทึกช่องว่างนั้นอย่างชัดเจน แทนที่จะแทนที่ภาพหน้าจอของป้ายกำกับความสำเร็จบนหน้าจอ

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

การเงินจะรู้ได้อย่างไรว่าการส่งออกสามารถใช้ได้

ดาวน์โหลดไฟล์ทดสอบจริงเพื่อตรวจสอบพนักงาน งวดจ่าย สถานะที่เกี่ยวข้อง และความเชื่อมโยงกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว สอบถามเรื่องภาพลายมือชื่อ การประทับเวลา และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการแยกกัน การที่ผลิตภัณฑ์ระบุว่าส่งออกหลักฐานได้ ไม่ได้ยืนยันว่ามีทุกฟิลด์หรือทุกรูปแบบที่คุณต้องการ อ่านคำอธิบายทั่วไป

การเขียนด้วยลายมือ การรับทราบด้วยคลิกเดียว และการเปิดแตกต่างกันอย่างไร

การเปิดดูบันทึกว่ามีการเข้าถึงสลิปเงินเดือน ส่วนการลงลายมือชื่อและการยืนยันด้วยคลิกเดียวเป็นการกระทำของพนักงานหลังตรวจดูสลิป ตามรูปแบบที่ตั้งค่าไว้ เลือกเหตุการณ์ที่องค์กรต้องการและตรวจความหมายของข้อมูลที่บันทึก ไม่มีเหตุการณ์ใดรับรองตัวตนหรือยุติข้อพิพาทได้ทุกกรณีโดยอัตโนมัติ อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

• เราควรตรวจสอบอะไรในบันทึกสลิปเงินเดือนที่ส่งออก

• ส่งมอบ เปิด และรับทราบแล้วแตกต่างกันอย่างไร

• เราควรใช้การตอบรับที่เขียนด้วยลายมือหรือคลิกเดียว?

• ตรวจสอบบันทึกที่ส่งออกและสร้างไฟล์เก็บถาวรรายเดือน

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน