โรงงานจะรักษารายการสลิปเงินเดือนให้เป็นปัจจุบันได้อย่างไรเมื่อพนักงานเปลี่ยน?

ตรวจพนักงานใหม่ พนักงานปัจจุบัน และผู้ที่ออกจากงานแต่ยังรอชำระยอดก่อนส่งทุกครั้ง รายชื่อผู้รับปัจจุบันที่อนุมัติแล้วสำคัญกว่าจำนวนคนที่เคยนับไว้ในวันที่ซื้อ

สถานการณ์

ผู้ผลิตคาดว่าพนักงานจะเปลี่ยนจากประมาณ 110 คนเป็น 115 คน ส่งผลให้จำนวนพนักงานคงที่ไม่เพียงพอสำหรับการครอบคลุมบัญชีเงินเดือน

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

คนที่ออกจากองค์กรอาจยังต้องการรายละเอียดการจ่ายเงินขั้นสุดท้าย ในขณะที่พนักงานใหม่อาจต้องมีการทดสอบการส่งมอบครั้งแรก ยืนยันขีดจำกัดแผนใดๆ แยกจากความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานเหล่านี้

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. ครอบคลุมปัจจัยการผลิตที่แตกต่างกันอย่างมากของโรงงาน อนุมัติปริมาณของแต่ละไซต์งานและการปรับค่าจ้าง ทดสอบโครงสร้างส่วนหัวที่แท้จริง และรวมพนักงานระดับแนวหน้าไว้ในตัวอย่างที่เข้าถึงได้ ความสำเร็จในสำนักงานใหญ่เพียงอย่างเดียวไม่สามารถตรวจสอบสภาพโรงงานที่แตกต่างกันได้

2. รีเฟรชรายชื่อผู้รับตามจริงของช่วงเวลา รวมผู้เริ่มต้นใหม่ ผู้ปฏิบัติงานปัจจุบัน และการชำระหนี้ขั้นสุดท้าย และแยกความแตกต่างระหว่างการส่งซ้ำกับการเพิ่มบุคคล ยืนยันค่าเผื่อปัจจุบันของบัญชีแยกจากรายการปฏิบัติงาน

3. ระบุโครงการ ระยะเวลา และขอบเขตการชำระหนี้ ยืนยันบุคลากรและวันที่ชำระหนี้สำหรับแต่ละโครงการ จากนั้นใช้การอ้างอิงโครงการและแบทช์ที่เป็นที่รู้จัก ให้พนักงานที่ลาออกซึ่งยังคงต้องการรายละเอียดขั้นสุดท้ายที่แตกต่างจากรายการที่ใช้งานอยู่

4. ตรวจสอบตัวตนและการจับคู่ข้อมูลกับผู้รับให้ถูกต้อง เทียบรหัสประจำตัวพนักงานกับที่อยู่รับของแต่ละคน รวมถึงผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ และผู้ที่ลาออกแต่ยังชำระยอดค้างไม่เสร็จ ก่อนเปลี่ยนไฟล์เป็นชุดส่งจริง ให้เทียบภาพตัวอย่างสลิปกับข้อมูลต้นทางที่อนุมัติแล้ว

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

ในหลักฐานทุกขั้นตอน ต้องระบุนายจ้าง โครงการหากเกี่ยวข้อง งวดจ่าย ผู้รับ และฉบับที่อนุมัติแล้วได้ ทดสอบรูปแบบบัญชีหรือช่องทางส่งรายการชำระยอดสุดท้ายที่ใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงดูป้ายชื่อในตาราง แยกการอนุมัติขององค์กร การยืนยันของพนักงาน และการโอนเงินผ่านธนาคารออกจากกัน การทำสำเร็จเพียงเหตุการณ์เดียวไม่ใช่หลักฐานว่าครบทั้งสามอย่างแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

เราจะลดความไม่ตรงกันระหว่างบุคคลและที่อยู่ได้อย่างไร

ตรวจสอบรหัสประจำตัวที่เชื่อถือได้ควบคู่กับที่อยู่ที่พนักงานคนนั้นรับข้อมูลได้จริง ให้ครอบคลุมผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ พนักงานใหม่ และอดีตพนักงานที่รอชำระยอดสุดท้าย การอัปโหลดสำเร็จไม่ได้พิสูจน์ว่าข้อมูลต้นทางทุกแถวจับคู่กับคนถูกต้องแล้ว ก่อนส่งจริงควรเทียบสลิปตัวอย่างรายบุคคลของกลุ่มตัวแทน อ่านคำอธิบายทั่วไป

โรงงานควรอนุมัติอะไรบ้างก่อนส่งสลิป?

อนุมัติปริมาณงาน ผลลัพธ์ที่ได้จากการเข้างาน และการหักลดหรือการเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่มีอยู่ ทดสอบเอกสารโรงงานที่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญและการดูตัวอย่างต่อหน้าพนักงาน รวมผู้รับแนวหน้าด้วยข้อจำกัดของอุปกรณ์และช่องทางจริง อย่าถือว่าการอัปโหลดจากสำนักงานใหญ่เพียงครั้งเดียวเป็นข้อพิสูจน์ความพร้อมของทั้งพนักงาน อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

• ควรจับคู่ชื่อพนักงานและที่อยู่ผู้รับอย่างไร

• อดีตพนักงานสามารถรับรายละเอียดเงินเดือนหรือค่าคอมมิชชั่นครั้งสุดท้ายได้อย่างไร

• เราควรย้ายจากตัวอย่างไปยังการเรียกใช้สลิปเงินเดือนสดครั้งแรกอย่างไร

• จัดระเบียบชุดสลิปเงินเดือนที่ได้รับอนุมัติสำหรับบริษัทและโครงการต่างๆ

• ส่งรายละเอียดการจ่ายเงินงวดสุดท้ายหรือค่าคอมมิชชั่นให้กับอดีตพนักงาน

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน