สลิปเงินเดือนจะเป็นส่วนตัวหรือไม่เมื่อพนักงานแชร์โทรศัพท์ที่ทำงาน

เลือกช่องทางที่ผู้รับที่ตั้งใจส่งเป็นผู้ควบคุม และตรวจการเข้าถึงเมื่ออุปกรณ์หรือกล่องจดหมายเปลี่ยนผู้ใช้ ลิงก์ส่วนตัวทำให้อุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกันกลายเป็นส่วนตัวไม่ได้

สถานการณ์

โทรศัพท์ที่ทำงานถูกทิ้งไว้ที่บริษัทนอกเวลาทำการและบุคคลอื่นสามารถถือไว้ได้ ชื่อพนักงานไม่เป็นความลับ

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ความเสี่ยงยังคงดำเนินต่อไปหลังจากการส่งที่ถูกต้องทางเทคนิค รวมถึงผู้ที่สามารถปลดล็อคโทรศัพท์ ดูข้อความเก่า และรับที่อยู่ในการประเมินการมอบ แทนที่จะอาศัยเพียงการตรวจสอบชื่อเท่านั้น

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. จัดการความเสี่ยงเมื่อส่งต่ออุปกรณ์และกล่องจดหมาย ควรใช้ช่องทางรับที่อยู่ภายใต้การควบคุมของผู้รับที่ตั้งใจส่งให้ และตรวจข้อความเก่าก่อนส่งต่ออุปกรณ์หรือที่อยู่สำหรับงานให้ผู้อื่น การส่งถูกคนในตอนแรกไม่ได้ป้องกันผู้ถือครองคนใหม่เข้าถึงข้อมูลในภายหลัง

2. ตรวจสอบตัวตนและการจับคู่ข้อมูลกับผู้รับให้ถูกต้อง เทียบรหัสประจำตัวพนักงานกับที่อยู่รับของแต่ละคน รวมถึงผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ และผู้ที่ลาออกแต่ยังชำระยอดค้างไม่เสร็จ ก่อนเปลี่ยนไฟล์เป็นชุดส่งจริง ให้เทียบภาพตัวอย่างสลิปกับข้อมูลต้นทางที่อนุมัติแล้ว

3. ทบทวนความรับผิดชอบด้านการเข้าถึงและข้อมูล ยืนยันว่าใครมีสิทธิ์ใช้งานบัญชี เข้าถึงหลักฐาน และจัดการเมื่อเลิกใช้บริการ เทียบข้อมูลจากผู้ให้บริการกับข้อกำหนดขององค์กร และตรวจสอบว่าพนักงานเป็นผู้ควบคุมช่องทางรับของตนเอง

4. แก้ไขให้ตรงกับรายการที่มีปัญหา ระบุพนักงานและชุดส่งต้นฉบับ ตรวจสถานะการยืนยัน แล้วใช้ขั้นตอนแก้ไขที่ระบบรองรับ ตรวจดูตัวอย่างฉบับทดแทนที่อนุมัติแล้ว และรักษาความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลเดิมกับข้อมูลที่แก้ไข

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

เก็บหลักฐานการตรวจสอบผู้รับและผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับกรณีนี้ รวมถึงการตั้งค่าการเข้าถึงปัจจุบันที่ได้ทดสอบจริง แยกกลไกควบคุมของแพลตฟอร์มออกจากเรื่องว่าใครถืออุปกรณ์หรือควบคุมกล่องจดหมาย ข้อกำหนดเรื่องปัจจัยยืนยันตัวตน การติดตั้งระบบ การเก็บรักษา หรือการกำกับดูแล ยังถือว่าค้างอยู่จนกว่าจะมีหลักฐานรองรับรูปแบบที่ต้องการจริง การสาธิตที่ดูดีหรือไอคอนความปลอดภัยไม่ใช่หลักฐาน

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

ควรทำอย่างไรเมื่อจะส่งต่อโทรศัพท์งานหรือกล่องจดหมายให้ผู้อื่นใช้งาน?

ต้องการเส้นทางการจัดส่งส่วนบุคคลที่ควบคุมโดยพนักงานที่ต้องการ และตรวจสอบการเข้าถึงและข้อความเก่าก่อนส่งมอบ ผู้รับดั้งเดิมที่ถูกต้องไม่ได้ป้องกันไม่ให้เจ้าของอุปกรณ์รุ่นหลังอ่านข้อความที่เก็บไว้ การตั้งค่าการเข้าถึงและนโยบายด้านอุปกรณ์ขององค์กรจำเป็นต้องทำงานร่วมกัน อ่านคำอธิบายทั่วไป

เราจะลดความไม่ตรงกันระหว่างบุคคลและที่อยู่ได้อย่างไร

ตรวจสอบรหัสประจำตัวที่เชื่อถือได้ควบคู่กับที่อยู่ที่พนักงานคนนั้นรับข้อมูลได้จริง ให้ครอบคลุมผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ พนักงานใหม่ และอดีตพนักงานที่รอชำระยอดสุดท้าย การอัปโหลดสำเร็จไม่ได้พิสูจน์ว่าข้อมูลต้นทางทุกแถวจับคู่กับคนถูกต้องแล้ว ก่อนส่งจริงควรเทียบสลิปตัวอย่างรายบุคคลของกลุ่มตัวแทน อ่านคำอธิบายทั่วไป

เราควรตรวจสอบสิ่งใดนอกเหนือจากชื่อของผู้ให้บริการโฮสติ้ง

ทบทวนขอบเขตผู้ดูแลระบบ ความถูกต้องของผู้รับ ความรับผิดชอบด้านการเข้าถึง การเก็บและส่งข้อมูล การจัดการเหตุขัดข้อง และการเรียกดูหลักฐาน ขอเอกสารยืนยันสำหรับข้อกำหนด เช่น สถานที่ติดตั้งระบบหรือการรับรอง การใช้ชื่อผู้ให้บริการคลาวด์หรือภาพความปลอดภัยไม่ได้ยืนยันว่ามีมาตรการเหล่านั้น และไม่ได้ทำให้ความรับผิดชอบขององค์กรหมดไป อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

• ควรจัดการโทรศัพท์ที่ใช้ร่วมกันหรือบัญชีอีเมลรีไซเคิลอย่างไร

• ควรจับคู่ชื่อพนักงานและที่อยู่ผู้รับอย่างไร

• บริษัทควรทบทวนอะไรบ้างเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลสลิปเงินเดือน

• วางแผนการเข้าถึงของพนักงานและการรักษาองค์กรแยกกัน

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน