การนำร่องก่อนเปลี่ยนสลิปเงินเดือน

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

คงกระบวนการเดิมไว้ขณะให้พนักงานตัวแทนทดสอบการรับ ตรวจดู ยืนยัน และเก็บหลักฐาน ขยายการใช้เมื่อทำได้ครบทุกขั้นแล้วเท่านั้น

สถานการณ์

ธุรกิจที่มีพนักงานมากกว่า 50 คนสำรวจการจัดส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ก่อนเดือนหน้า แทนที่จะเรียกร้องให้เปลี่ยนทันที

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ทดลองใช้งานควบคู่กับขั้นตอนเดิม เพื่อให้ทีมได้เรียนรู้ก่อนเปลี่ยนวิธีส่งสลิปจริง เลือกผู้เข้าร่วมตามเงื่อนไขการทำงานที่แตกต่างกัน ไม่เพียงแต่ตามผู้ที่สาธิตด้วยง่ายที่สุดเท่านั้น

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. จัดทำแผนผังความรับผิดชอบเบื้องหลังกระบวนการกระดาษ รักษาการอนุมัติการคำนวณ การตรวจสอบ การตรวจทานของพนักงาน และการเข้าถึงการเก็บถาวรเมื่อนำการจัดการกระดาษออก เปรียบเทียบขั้นตอนเก่ากับขั้นตอนที่เสนอ ดังนั้นการพิมพ์ที่ลดลงจะไม่ลบการควบคุมที่จำเป็นโดยไม่ตั้งใจ

2. ให้ผู้ที่รับผิดชอบงานจริงเป็นผู้ทดสอบ ผู้ดูแลระบบตัวจริงควรเป็นคนส่งสลิปเงินเดือน พนักงานต้องรับและตรวจดูด้วยตนเอง และฝ่ายการเงินต้องเรียกดูหลักฐานที่นำไปใช้งานได้ บันทึกว่าแต่ละบทบาททำอะไรสำเร็จแล้ว แทนการนับเพียงจำนวนผู้เข้าร่วมอบรม

3. เลือกกลุ่มนำร่องที่สะท้อนการใช้งานจริง ใช้ข้อมูลขนาดเล็กที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคลหรือข้อมูลจำลอง โดยคงรูปแบบจริงและเงื่อนไขของพนักงานไว้ ยืนยันข้อจำกัดการทดลองใช้ฟรีปัจจุบัน และบันทึกผลการรับ ตรวจดู ยืนยัน แก้ไข และเรียกดูหลักฐานก่อนขยายการใช้งาน

4. เรียกดูและตรวจสอบหลักฐานจริง ดาวน์โหลดหลักฐานทดสอบที่มีให้ แล้วเทียบพนักงาน งวดจ่าย และเหตุการณ์ยืนยันที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว เก็บความเชื่อมโยงที่ตรวจสอบแล้วนี้ไว้ในแฟ้มประจำเดือน ไม่อาศัยภาพหน้าจอเพียงอย่างเดียว

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

บันทึกว่าผู้ปฏิบัติงานจริงและพนักงานตัวแทนทำขั้นตอนใดสำเร็จแล้ว อะไรยังไม่ได้ทดสอบ และเงื่อนไขเบื้องต้นข้อใดอาจทำให้ใช้งานไม่ได้ การตัดสินใจควรพิจารณาว่ารองรับกระบวนการที่จำเป็นได้หรือไม่ ไฟล์ตัวอย่าง การสมัครบัญชีใหม่ หรือการมีฟีเจอร์บางอย่าง ไม่ใช่หลักฐานว่าปัญหาที่ยังค้างอยู่ด้านการคำนวณ อุปกรณ์ การเข้าถึง หรือความรับผิดชอบภายในองค์กรได้รับการแก้ไขแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

ใครบ้างที่ต้องควบคุมนักบินก่อนที่จะมีการเปิดตัวในวงกว้าง?

ผู้จัดทำเงินเดือนควรตรวจไฟล์ต้นทาง ผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบจริงควรเป็นคนส่งและเรียกดูหลักฐาน ส่วนพนักงานตัวแทนควรเปิดและยืนยันสลิปด้วยตนเอง การที่ทุกคนดูการสาธิตพร้อมกันครั้งเดียว ไม่ได้แสดงว่าแต่ละบทบาทสามารถทำกระบวนการซ้ำได้เอง อ่านคำอธิบายทั่วไป

การเงินจะรู้ได้อย่างไรว่าการส่งออกสามารถใช้ได้

ดาวน์โหลดไฟล์ทดสอบจริงเพื่อตรวจสอบพนักงาน งวดจ่าย สถานะที่เกี่ยวข้อง และความเชื่อมโยงกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว สอบถามเรื่องภาพลายมือชื่อ การประทับเวลา และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการแยกกัน การที่ผลิตภัณฑ์ระบุว่าส่งออกหลักฐานได้ ไม่ได้ยืนยันว่ามีทุกฟิลด์หรือทุกรูปแบบที่คุณต้องการ อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

เราจะนำร่องสลิปเงินเดือนอิเล็กทรอนิกส์ก่อนเปลี่ยนกระดาษในเดือนหน้าได้อย่างไร