นักการเงินหนึ่งคน บริษัทขนาดเล็กหลายแห่ง

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

แยกให้เห็นชัดว่าข้อมูลเงินเดือนที่อนุมัติแล้วเป็นของบริษัทใด ตรวจตัวอย่างสลิปรายบุคคลและหลักฐานที่ได้ การมีชื่อบริษัทในตารางเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้เกิดพื้นที่ทำงานแยก

สถานการณ์

เจ้าหน้าที่การเงินคนหนึ่งสนับสนุนธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่ง และต้องการแทนที่ภาพหน้าจอแต่ละภาพและรวบรวมการตอบกลับด้วยตนเอง

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

กำหนดว่าข้อกำหนดเป็นเพียงการแสดงนายจ้างที่ถูกต้องหรือแยกข้อมูลระหว่างนายจ้าง นั่นเป็นการทดสอบการยอมรับที่แตกต่างกัน อย่ารวมแผ่นงานในลักษณะที่ทำให้สูญเสียตัวตนของผู้ชำระเงิน

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. ทดสอบการระบุนายจ้างและขอบเขตการจัดการแยกกัน ใช้นายจ้างตัวแทนสองรายเพื่อตรวจชื่อที่แสดงบนสลิป ชุดส่ง และข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบมองเห็น ระบุให้ชัดว่าต้องการเพียงระบุตัวตน แยกข้อมูล หรือเข้าถึงร่วมจากส่วนกลาง ป้ายชื่อในตารางไม่ได้พิสูจน์ว่ารองรับทั้งสามอย่าง

2. คำนวณและอนุมัติให้เสร็จก่อน จัดการชั่วโมงทำงาน อัตราค่าจ้าง ภาษี และรายการหักตามกระบวนการเดิมที่ได้รับอนุญาต ใช้เฉพาะผลลัพธ์ที่อนุมัติแล้วในการจัดทำสลิป การนำเข้าตัวเลขไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์ส่งสลิปเป็นผู้คำนวณตัวเลขนั้น

3. ให้พนักงานตรวจดูสลิปก่อนทำรายการที่ร้องขอ อธิบายว่าสลิปครอบคลุมรายการใดและต้องยืนยันแบบใด แยกสลิปที่ยังไม่อ่าน ยังไม่ยืนยัน และมีข้อสงสัยออกจากกัน เพื่อให้ผู้ดูแลระบบจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นจริง แทนการสรุปว่าทุกกรณีที่ล่าช้ามีสาเหตุเดียวกัน

4. ตรวจสอบสิ่งที่พนักงานควรเห็น ระบุคำอธิบายการจ่ายเงินที่จำเป็นและช่องภายในเท่านั้น ดูตัวอย่างบทบาท ชื่อ และรายการค่าศูนย์ที่แตกต่างกันกับรายการนั้น และตรวจสอบการตั้งค่าการนำเสนอที่จำเป็นในบัญชีปัจจุบัน

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

ในหลักฐานทุกขั้นตอน ต้องระบุนายจ้าง โครงการหากเกี่ยวข้อง งวดจ่าย ผู้รับ และฉบับที่อนุมัติแล้วได้ ทดสอบรูปแบบบัญชีหรือช่องทางส่งรายการชำระยอดสุดท้ายที่ใช้งานจริง ไม่ใช่เพียงดูป้ายชื่อในตาราง แยกการอนุมัติขององค์กร การยืนยันของพนักงาน และการโอนเงินผ่านธนาคารออกจากกัน การทำสำเร็จเพียงเหตุการณ์เดียวไม่ใช่หลักฐานว่าครบทั้งสามอย่างแล้ว

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

คอลัมน์บริษัทสร้างพื้นที่บริษัทแยกกันหรือไม่

ไม่ ชื่อบริษัทช่วยระบุนายจ้างที่แสดงบนสลิปได้ แต่พื้นที่ทำงานแยก การสลับนิติบุคคล การจำกัดขอบเขตผู้ดูแลระบบ และรายงานรวมเป็นคนละข้อกำหนด ควรทดสอบรูปแบบที่ต้องการกับนายจ้างตัวแทน แทนการสรุปว่ามีฟีเจอร์จัดการองค์กรจากการมีคอลัมน์หนึ่งใน Excel อ่านคำอธิบายทั่วไป

การเงินจะรู้ได้อย่างไรว่าการส่งออกสามารถใช้ได้

ดาวน์โหลดไฟล์ทดสอบจริงเพื่อตรวจสอบพนักงาน งวดจ่าย สถานะที่เกี่ยวข้อง และความเชื่อมโยงกับตัวเลขที่อนุมัติแล้ว สอบถามเรื่องภาพลายมือชื่อ การประทับเวลา และรูปแบบไฟล์ที่ต้องการแยกกัน การที่ผลิตภัณฑ์ระบุว่าส่งออกหลักฐานได้ ไม่ได้ยืนยันว่ามีทุกฟิลด์หรือทุกรูปแบบที่คุณต้องการ อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

เจ้าหน้าที่การเงินคนหนึ่งจะส่งสลิปเงินเดือนให้กับบริษัทขนาดเล็กหลายแห่งได้อย่างไร