การรักษาประวัติโดยไม่มีการหมดอายุการเข้าถึงแบบสั้น

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

เลือกการตั้งค่าการเข้าถึงให้ตรงกับความจำเป็นในการค้นข้อมูลย้อนหลัง อย่ากำหนดวันหมดอายุเพียงเพราะผลิตภัณฑ์มีตัวเลือกจำกัดการเข้าถึง

สถานการณ์

ผู้ที่ใช้แพลตฟอร์มในที่ทำงานอยู่แล้วต้องการให้พนักงานกลับมาตรวจสลิปเก่าได้ต่อเนื่อง และไม่ต้องการช่วงเวลาเปิดดูที่สั้นเกินไป

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

ประวัติศาสตร์ในแพลตฟอร์มเก่า ประวัติศาสตร์ใน SugarHR และการเข้าถึงหลังจากออกหรือสิ้นสุดการบริการเป็นหัวข้อที่แยกจากกัน ทดสอบอย่างชัดเจนแทนที่จะถือว่าความสามารถในการดูคำสั่งล่าสุดหนึ่งรายการมีความพร้อมใช้งานถาวร

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. ระบุความต้องการในการเข้าถึงในอดีต รายการที่พนักงานอาจต้องการใบแจ้งยอดก่อนหน้านี้ รวมถึงหลังออกเดินทาง ตรวจสอบการตั้งค่าการเข้าถึงและการจัดการหลังการบริการแยกกัน และดึงข้อมูลบันทึกขององค์กรก่อนที่จะอาศัยความพร้อมใช้งานของแพลตฟอร์มอย่างต่อเนื่อง

2. กำหนดวัตถุประสงค์ของระยะเวลาการเข้าถึง กำหนดสาเหตุที่จำเป็นต้องมีขีดจำกัด กำหนดเวลาเริ่มต้น และพนักงานจะรับรายละเอียดในอดีตได้อย่างไร ทดสอบพฤติกรรมการเข้าถึงและการเก็บรักษาบันทึกของผู้ดูแลระบบเป็นคำถามแยกกัน

3. เก็บรักษาไฟล์เก็บถาวรเก่าก่อนที่จะเปลี่ยน ดึงข้อมูลประวัติที่เป็นประโยชน์ในขณะที่เครื่องมือรุ่นก่อนหน้าพร้อมใช้งาน ทดสอบเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาปัจจุบันใหม่แยกจากการย้ายประวัติที่เสนอ โดยตรวจสอบการเชื่อมโยงและรูปแบบข้อมูลประจำตัวอย่างชัดเจน

4. ยืนยันช่องทางรับที่ใช้งานได้จริง ตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละกลุ่มใช้ช่องทางใดได้อย่างสม่ำเสมอ หากอีเมลส่วนตัวใช้ไม่ได้ ให้ยืนยันทางเลือกในพื้นที่ที่มีให้ใช้ก่อนตัดสินใจนำระบบมาใช้ คำอธิบายว่าไม่ต้องติดตั้งแอปไม่ได้ยืนยันว่ามีช่องทางที่ส่งถึงพนักงานได้แล้ว

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

เก็บหลักฐานการตรวจสอบผู้รับและผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับกรณีนี้ รวมถึงการตั้งค่าการเข้าถึงปัจจุบันที่ได้ทดสอบจริง แยกกลไกควบคุมของแพลตฟอร์มออกจากเรื่องว่าใครถืออุปกรณ์หรือควบคุมกล่องจดหมาย ข้อกำหนดเรื่องปัจจัยยืนยันตัวตน การติดตั้งระบบ การเก็บรักษา หรือการกำกับดูแล ยังถือว่าค้างอยู่จนกว่าจะมีหลักฐานรองรับรูปแบบที่ต้องการจริง การสาธิตที่ดูดีหรือไอคอนความปลอดภัยไม่ใช่หลักฐาน

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

การเข้าถึงประวัติหมายถึงการเข้าถึงแบบถาวรหลังจากออกไปหรือไม่

ไม่ ประวัติส่วนตัว ช่องทางการเข้าถึง การออกจากงาน และการสิ้นสุดการรับราชการมีเงื่อนไขที่แตกต่างกัน ตรวจสอบแต่ละช่วงเวลาที่กำหนดและเรียกค้นบันทึกที่จำเป็นในขณะที่สามารถเข้าถึงได้ อย่าถือเอาการค้นหาในอดีตที่ประสบความสำเร็จเพียงครั้งเดียวพร้อมกับคำสัญญาว่าจะมีความพร้อมใช้งานออนไลน์อย่างถาวร อ่านคำอธิบายทั่วไป

การเข้าถึงแบบจำกัดเวลาป้องกันการคัดลอกหรือลบทุกบันทึกหรือไม่

ขีดจำกัดการเข้าถึงของพนักงานไม่สามารถควบคุมภาพหน้าจอ ภาพถ่าย PDF ที่ดาวน์โหลด หรือทุกสำเนาที่เก็บไว้ ตรวจสอบการเก็บถาวรขององค์กรแยกกัน และตรวจสอบพฤติกรรมการหมดอายุปัจจุบัน หลีกเลี่ยงการตีความป้ายกำกับการลบอัตโนมัติแบบเก่าเพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการลบจริงโดยสมบูรณ์ในทุกระบบ อ่านคำอธิบายทั่วไป

ประวัติศาสตร์เก่าจะย้ายเข้าสู่ SugarHR โดยอัตโนมัติหรือไม่

อย่าคิดว่ามันจะเป็นเช่นนั้น ดึงบันทึกที่เป็นประโยชน์จากเครื่องมือเก่า จากนั้นทดสอบการส่งมอบในช่วงเวลาปัจจุบันและการย้ายข้อมูลในอดีตเป็นข้อกำหนดที่แยกจากกัน ยืนยันรูปแบบที่รองรับและการจับคู่ข้อมูลระบุตัวตนอย่างชัดเจน แผ่นงาน Excel ปัจจุบันที่นำเข้าไม่ได้กำหนดว่าเหตุการณ์การรับทราบในอดีตจะถูกถ่ายโอน อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

พนักงานสามารถเก็บประวัติสลิปเงินเดือนโดยไม่ต้องมีระยะเวลาการเข้าถึงที่สั้นได้หรือไม่