รายละเอียดพนักงานไม่ตรงกันหลังจากอัปโหลด Excel

คำถามจากลูกค้าที่ปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล และปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการที่ SugarHR เผยแพร่ เป็นคำแนะนำเชิงปฏิบัติ ไม่ใช่ผลการติดตั้งใช้งานที่ผ่านการยืนยัน

ใช้ข้อมูลตัวอย่างของพนักงานหนึ่งคนตรวจหัวตาราง ตัวตนพนักงาน ที่อยู่ผู้รับ และบัญชีที่ใช้งานอยู่ หลังแก้ข้อมูลต้นทางแล้วต้องตรวจตัวอย่างอีกครั้ง

สถานการณ์

ธุรกิจต้องการคงคอลัมน์เงินเดือนของตนเองไว้ แต่การทดลองถูกขัดขวางโดยรายละเอียดของพนักงานที่ขัดแย้งกัน

เหตุใดเงื่อนไขนี้จึงเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์

การสร้างสมุดงานใหม่ทั้งหมดไม่ใช่ขั้นตอนการวินิจฉัยขั้นตอนแรก รักษาโครงสร้างที่แท้จริงในขณะที่แยกแถวที่ล้มเหลว และแยกแยะปัญหาการแยกวิเคราะห์จากการเชื่อมโยงระหว่างพนักงานถึงที่อยู่ก่อนหน้านี้

ลำดับการปฏิบัติสำหรับสถานการณ์นี้

1. แยกส่วนข้อมูลให้มีโครงสร้างที่ระบบอ่านได้ แยกแถวหัวตารางและข้อมูลพนักงานออกจากส่วนสรุปและส่วนอนุมัติ ทดสอบหนึ่งหรือสองแถวที่ยังคงคอลัมน์จริงไว้ แล้วเทียบฟิลด์ที่ระบบอ่านได้และยอดเงินสำคัญกับไฟล์ต้นทาง

2. ตรวจสอบตัวตนและการจับคู่ข้อมูลกับผู้รับให้ถูกต้อง เทียบรหัสประจำตัวพนักงานกับที่อยู่รับของแต่ละคน รวมถึงผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ และผู้ที่ลาออกแต่ยังชำระยอดค้างไม่เสร็จ ก่อนเปลี่ยนไฟล์เป็นชุดส่งจริง ให้เทียบภาพตัวอย่างสลิปกับข้อมูลต้นทางที่อนุมัติแล้ว

3. แก้ไขให้ตรงกับรายการที่มีปัญหา ระบุพนักงานและชุดส่งต้นฉบับ ตรวจสถานะการยืนยัน แล้วใช้ขั้นตอนแก้ไขที่ระบบรองรับ ตรวจดูตัวอย่างฉบับทดแทนที่อนุมัติแล้ว และรักษาความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลเดิมกับข้อมูลที่แก้ไข

4. ตรวจสอบสิ่งที่พนักงานควรเห็น ระบุคำอธิบายการจ่ายเงินที่จำเป็นและช่องภายในเท่านั้น ดูตัวอย่างบทบาท ชื่อ และรายการค่าศูนย์ที่แตกต่างกันกับรายการนั้น และตรวจสอบการตั้งค่าการนำเสนอที่จำเป็นในบัญชีปัจจุบัน

การทดสอบที่มีประโยชน์ควรแสดงให้เห็นอย่างไร

เก็บฉบับตัวอย่างที่อนุมัติแล้ว ผลการเทียบผู้รับ และตัวอย่างสลิปรายบุคคลที่ตรวจแล้วไว้ด้วยกัน ผลที่นำไปใช้ตัดสินใจได้ควรบอกว่าระบบอ่านคอลัมน์จริงใดได้บ้าง พนักงานเห็นอะไร และแก้ความผิดปกติใดแล้ว การอัปโหลดโดยไม่พบข้อผิดพลาดยังไม่เพียงพอ หากการจับคู่ตัวบุคคล รายการยอดเป็น 0 หรือฟิลด์ภายในยังไม่ตรงตามข้อกำหนด

คำถามที่ต้องแก้ไขในบริบทนี้

ไฟล์ Excel ที่มีอยู่ควรเตรียมอย่างไร

ใช้ตัวเลขที่อนุมัติแล้ว พร้อมแถวหัวตารางและส่วนข้อมูลพนักงานที่ระบบอ่านได้ ตรวจสอบรหัสประจำตัว งวดจ่าย และที่อยู่ผู้รับ โดยแยกยอดรวมและส่วนลงนามอนุมัติให้ชัดเจน ตัวอย่างขนาดเล็กที่คงโครงสร้างจริงไว้ช่วยหาสาเหตุที่ระบบอ่านข้อมูลผิด โดยไม่ต้องสร้างสมุดงานที่ใช้คำนวณในกระบวนการเดิมขึ้นใหม่โดยไม่จำเป็น อ่านคำอธิบายทั่วไป

เราจะลดความไม่ตรงกันระหว่างบุคคลและที่อยู่ได้อย่างไร

ตรวจสอบรหัสประจำตัวที่เชื่อถือได้ควบคู่กับที่อยู่ที่พนักงานคนนั้นรับข้อมูลได้จริง ให้ครอบคลุมผู้ที่ชื่อซ้ำ ผู้ที่เปลี่ยนข้อมูลติดต่อ พนักงานใหม่ และอดีตพนักงานที่รอชำระยอดสุดท้าย การอัปโหลดสำเร็จไม่ได้พิสูจน์ว่าข้อมูลต้นทางทุกแถวจับคู่กับคนถูกต้องแล้ว ก่อนส่งจริงควรเทียบสลิปตัวอย่างรายบุคคลของกลุ่มตัวแทน อ่านคำอธิบายทั่วไป

จำนวน ผู้รับ หรือเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้องควรได้รับการแก้ไขอย่างไร

ระบุพนักงานที่ได้รับผลกระทบและชุดงานดั้งเดิม จากนั้นตรวจสอบสถานะปัจจุบัน ใช้กระบวนการเป็นโมฆะ การเรียกคืน หรือการแก้ไขที่สนับสนุน ดูตัวอย่างการเปลี่ยนทดแทนที่ได้รับอนุมัติ และรักษาความสัมพันธ์กับของเดิม ตรวจสอบข้อจำกัดสำหรับบันทึกที่ได้รับการยอมรับ แทนที่จะสัญญาว่าจะย้อนกลับแบบมองไม่เห็น อ่านคำอธิบายทั่วไป

คำแนะนำที่เกี่ยวข้อง

ทดสอบเงื่อนไขที่สำคัญกับทีมของคุณ

ใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือไฟล์ที่อนุมัติแล้วและปกปิดข้อมูลระบุตัวบุคคล เพื่อทดสอบเงื่อนไขเฉพาะที่อธิบายไว้ในกรณีนี้ ก่อนส่งข้อมูลจริง ให้ยืนยันข้อกำหนดเรื่องบัญชี ช่องทางรับ หรือหลักฐานที่ยังตรวจสอบไม่ได้ให้ชัดเจน เริ่มทดลองใช้ฟรี 1 เดือน

เราควรตรวจสอบอะไรบ้างเมื่อรายละเอียดพนักงานที่อัปโหลดไม่ตรงกัน