Bagaimana cara karyawan lama menggunakan alur kerja pengiriman slip gaji yang baru?

Uji penerimaan, pembukaan, pemeriksaan, dan konfirmasi bersama karyawan yang paling kurang terbiasa dengan perangkat digital. Keberhasilan administrator saja belum membuktikan karyawan dapat menggunakannya.

Situasinya

Sebuah tim yang beranggotakan sekitar 60 orang mempertimbangkan untuk mengganti rute platform tempat kerja yang ada dan khawatir dengan karyawan yang lebih tua yang menyelesaikan konfirmasi penerimaan.

Mengapa kondisi ini mengubah alur kerja

Pilot harus mengamati titik kesulitannya: menemukan email, membuka slip gaji, atau memahami tindakan konfirmasi. Sederhanakan instruksi seputar observasi tersebut alih-alih menggambarkan karyawan sebagai orang yang resisten terhadap teknologi.

Urutan praktis untuk situasi ini

1. Pastikan ada cara penerimaan yang benar-benar dapat digunakan. Kenali saluran yang dapat digunakan secara andal oleh setiap kelompok karyawan. Jika email pribadi tidak memungkinkan, konfirmasikan alternatif setempat yang tersedia sebelum menerapkan produk. Keterangan bahwa produk tidak memerlukan aplikasi belum membuktikan bahwa ada saluran yang dapat menjangkau karyawan.

2. Amati perjalanan karyawan yang paling tidak dikenalnya. Minta perwakilan karyawan untuk menemukan pesan tersebut, membukanya, dan menyelesaikan peninjauan di perangkat mereka sendiri. Tingkatkan instruksi pada titik kegagalan yang diamati dan uji ulang tanpa diambil alih oleh administrator.

3. Beri kesempatan kepada karyawan untuk memeriksa slip sebelum melakukan tindakan yang diminta. Jelaskan cakupan slip dan bentuk konfirmasi yang diperlukan. Bedakan slip yang belum dibaca, belum dikonfirmasi, dan sedang dipertanyakan agar administrator menangani persoalan yang sebenarnya, bukan menganggap setiap keterlambatan memiliki penyebab yang sama.

4. Ambil dan periksa catatan yang sebenarnya. Unduh catatan uji yang tersedia, lalu cocokkan karyawan, periode penggajian, dan peristiwa konfirmasi yang relevan dengan angka yang sudah disetujui. Simpan hubungan yang telah diverifikasi itu dalam arsip bulanan; jangan hanya mengandalkan tangkapan layar.

Betapa bergunanya tes tersebut

Catat saluran penerimaan yang diuji, akun, kelompok pengiriman, serta hasil akses yang benar-benar dialami karyawan. Bedakan tersedianya kontrol administrator dengan kemampuan karyawan menjalani seluruh proses. Jika saluran yang direncanakan belum terbukti berfungsi, atau saluran yang gagal hanya dihindari melalui cara lain, kondisi tersebut masih perlu diselesaikan; jangan menyatakan seluruh masalah pengiriman sudah tuntas.

Pertanyaan yang harus diselesaikan dalam konteks ini

Apakah karyawan memerlukan aplikasi, akun, atau email yang dapat digunakan?

Alur kerja SugarHR yang dipublikasikan menggunakan akses email individual tanpa akun tampilan karyawan atau instalasi aplikasi terpisah. Tanda terima yang dapat diandalkan tetap penting. Jika karyawan tidak dapat menggunakan email, konfirmasikan rute lokal yang tersedia dan ujilah rute tersebut daripada memperlakukan akses tanpa aplikasi sebagai independensi saluran. Baca penjelasan umum.

Bagaimana cara memasukkan karyawan yang kurang percaya diri secara digital?

Pilih perwakilan yang bersedia dan belum memahami sistem. Amati cara menemukan pesan, membukanya, meninjau detail, dan menyelesaikan tindakan yang diminta di perangkat mereka sendiri. Tingkatkan instruksi pada titik kegagalan sebenarnya, lalu ulangi pengujian sebelum memperluas. Baca penjelasan umum.

Apa perbedaan tulisan tangan, konfirmasi penerimaan sekali klik, dan pembukaan?

Pembukaan slip mencatat akses terhadap slip gaji. Tanda tangan tulisan tangan dan konfirmasi sekali klik melibatkan tindakan karyawan setelah memeriksa slip, sesuai konfigurasi yang dipilih. Tentukan peristiwa yang dibutuhkan organisasi dan periksa arti catatan tersebut; tidak satu pun secara otomatis mengesahkan identitas atau menyelesaikan semua kemungkinan sengketa. Baca penjelasan umum.

Panduan terkait

• Bagaimana cara karyawan menerima dan melihat slip gaji SugarHR?

• Haruskah kita menggunakan konfirmasi penerimaan tulisan tangan atau sekali klik?

• Bagaimana jika karyawan tidak memiliki alamat email yang dapat diandalkan?

• Bagaimana kita harus beralih dari sampel ke proses pengiriman slip gaji sebenarnya yang pertama?

• Kirim slip gaji sekarang atau jadwalkan pengiriman

• Memecahkan masalah email dan akses slip gaji yang hilang

Uji kondisi yang penting bagi tim Anda

Gunakan berkas contoh atau berkas yang sudah disetujui dan dianonimkan untuk menguji kondisi khusus dalam kasus ini. Sebelum mengirim data sebenarnya, pastikan setiap persyaratan akun, saluran penerimaan, atau catatan yang belum terverifikasi telah dikonfirmasi. Mulai Uji Coba Gratis 1 Bulan.