Chúng tôi nên xác minh những gì trong hồ sơ phiếu lương đã xuất?

Tải xuống bản xuất thử nghiệm thực và kiểm tra xem người, giai đoạn, trạng thái và trường bắt buộc của nó có thể sử dụng được hay không.

Cách áp dụng trong thực tế

Xác định bản ghi bạn thực sự cần trước khi đánh giá quá trình xuất. Tài chính có thể yêu cầu danh tính nhân viên, thời gian làm việc, các sự kiện liên quan và mối liên hệ với số tiền được phê duyệt; một quy trình khác có thể cần thêm chữ viết tay hoặc các trường thời gian cụ thể.

Tải một tệp thử nghiệm xuống và kiểm tra trực tiếp. Khả năng xuất hồ sơ được công bố không có nghĩa là hệ thống có mọi bố cục bảng tính bạn muốn, có tệp kết hợp dữ liệu nguồn với chữ ký, hoặc hỗ trợ xuất hàng loạt PDF riêng cho từng nhân viên.

Giữ mối quan hệ lưu trữ rõ ràng giữa tờ đã được phê duyệt, lô đã phát hành, xác nhận và các chỉnh sửa sau này. Xác nhận quyền truy cập và truy xuất trước khi kết thúc dịch vụ. Màn hình cho biết đã xác nhận không phải là sự thay thế cho một tệp mà tổ chức có thể mở và sử dụng.

Câu hỏi liên quan

Làm sao tài chính có thể biết được một mặt hàng xuất dữ liệu có thể sử dụng được?

Tải một tệp thử nghiệm thực tế để kiểm tra nhân viên, kỳ lương, các trạng thái liên quan và mối liên hệ với số liệu đã được duyệt. Hỏi riêng về ảnh chữ ký viết tay, dấu thời gian và định dạng cần dùng. Việc sản phẩm công bố khả năng xuất hồ sơ không có nghĩa là mọi trường dữ liệu hay bố cục bạn muốn đều có sẵn.

Cần lấy lại những gì trước khi kết thúc dịch vụ?

Xác định các tờ đã được phê duyệt, báo cáo cá nhân và hồ sơ gửi phiếu lương hoặc xác nhận mà tổ chức phải lưu giữ. Kiểm tra hàng xuất dữ liệu thực tế trong khi dịch vụ có sẵn. Xác minh tính sẵn có và lưu giữ sau dịch vụ cho các loại tài liệu khác nhau; đừng đợi cho đến khi đăng nhập không còn hoạt động.

Các tình huống cần kiểm tra

• Làm cách nào nhóm dịch vụ nhân sự có thể gửi phiếu lương cho các dự án?
• Bộ phận tài chính nên giữ những gì trong gói hồ sơ phiếu lương hàng tháng?
• Chúng tôi nên lưu giữ những hồ sơ nào khi thay thế ảnh chụp màn hình phiếu lương?
• Làm thế nào bộ phận tài chính có thể truy xuất các bản ghi xác nhận sau một đợt phiếu lương?
• Chúng tôi nên truy xuất những hồ sơ nào trước khi kết thúc dịch vụ phiếu lương?
• Làm cách nào bộ phận tài chính có thể truy xuất kết quả xác nhận của 118 nhân viên?
• Làm cách nào chúng tôi có thể xác minh chi tiết thanh toán đầy đủ và xuất xác nhận có thể sử dụng được?

Các bước thực tế tiếp theo

• Xác minh bản ghi đã xuất và xây dựng kho lưu trữ hàng tháng

Dùng dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra những điều kiện liên quan đến tổ chức của bạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Kiểm tra riêng thời hạn xem của nhân viên, hồ sơ của quản trị viên và các bản sao đã tải xuống. Trước khi đặt chính sách lưu giữ, hãy xác nhận dữ liệu nào chịu quy tắc xóa tự động và điều gì xảy ra khi hết quyền truy cập hoặc khi nhân viên nghỉ việc.