Giúp nhân viên lớn tuổi sử dụng Phiếu lương điện tử

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Hãy để những nhân viên ít quen với công cụ số nhất thử nhận, mở, kiểm tra và xác nhận phiếu lương. Quản trị viên thực hiện thành công chưa chứng minh nhân viên có thể tự sử dụng được.

Tình hình

Một nhóm khoảng 60 người đã cân nhắc việc thay thế lộ trình nền tảng nơi làm việc hiện tại và lo ngại về việc các nhân viên lớn tuổi hoàn thành việc xác nhận.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Chương trình thử nghiệm phải quan sát chính xác điểm khó khăn: tìm email, mở phiếu lương hoặc hiểu hành động xác nhận. Đơn giản hóa các hướng dẫn xung quanh việc quan sát đó thay vì mô tả nhân viên là những người phản đối công nghệ.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Xác nhận một cách nhận phiếu lương thực sự khả thi. Làm rõ từng nhóm nhân viên có thể sử dụng ổn định kênh nào. Nếu email cá nhân không phù hợp, hãy xác nhận một phương án khác có sẵn tại địa phương trước khi áp dụng. Mô tả sản phẩm không cần cài ứng dụng chưa chứng minh rằng nhân viên đã có một kênh nhận sử dụng được.

2. Quan sát hành trình ít quen thuộc nhất của nhân viên. Yêu cầu nhân viên đại diện tìm tin nhắn, mở nó và hoàn thành việc xem xét trên thiết bị của họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi được quan sát và kiểm tra lại mà không cần quản trị viên tiếp quản.

3. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

4. Truy xuất và kiểm tra một hồ sơ thực tế. Tải một hồ sơ thử nghiệm có sẵn, rồi đối chiếu nhân viên, kỳ lương và sự kiện xác nhận liên quan với số liệu đã được duyệt. Lưu mối liên hệ đã kiểm tra này trong hồ sơ hằng tháng; không chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Ghi lại kênh nhận đã thử, tài khoản, đợt gửi và kết quả truy cập thực tế của nhân viên. Cần phân biệt thao tác mà quản trị viên có thể thực hiện với toàn bộ quá trình nhân viên có thể sử dụng. Nếu chưa chứng minh được kênh dự kiến hoạt động, hoặc mới chỉ đi vòng qua một kênh bị lỗi, điều kiện đó vẫn chưa được giải quyết; không nên kết luận rằng toàn bộ vấn đề gửi nhận đã được xử lý.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Nhân viên có cần ứng dụng, tài khoản hoặc email có thể sử dụng được không?

Quy trình làm việc đã xuất bản của SugarHR sử dụng quyền truy cập email cá nhân mà không cần có tài khoản xem hoặc cài đặt ứng dụng riêng cho nhân viên. Biên nhận đáng tin cậy vẫn là điều cần thiết. Nếu nhân viên không thể sử dụng email, hãy xác nhận tuyến đường địa phương có sẵn và kiểm tra nó thay vì coi quyền truy cập không có ứng dụng là kênh độc lập. Đọc phần giải thích chung.

Những nhân viên kém tự tin về kỹ thuật số nên được đưa vào bằng cách nào?

Chọn một đại diện sẵn sàng chưa quen với hệ thống. Quan sát việc tìm kiếm tin nhắn, mở nó, xem lại chi tiết và hoàn thành hành động được yêu cầu trên thiết bị của riêng họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi thực tế, sau đó lặp lại thử nghiệm trước khi mở rộng. Đọc phần giải thích chung.

Chữ viết tay, xác nhận bằng một cú nhấp chuột và mở đầu khác nhau như thế nào?

Việc mở phiếu ghi nhận nhân viên đã truy cập phiếu lương. Chữ ký viết tay và xác nhận một lần nhấp là các thao tác mà nhân viên thực hiện sau khi kiểm tra phiếu, theo cấu hình đã chọn. Hãy chọn sự kiện tổ chức cần ghi nhận và kiểm tra đúng ý nghĩa của hồ sơ đó. Không sự kiện nào tự động chứng nhận danh tính hoặc giải quyết được mọi tranh chấp có thể phát sinh. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Làm cách nào để nhân viên lớn tuổi có thể sử dụng quy trình gửi phiếu lương mới?