Làm cách nào một nhóm có thể theo dõi việc gửi phiếu lương và xác nhận cho gần 100 nhân viên?

Kiểm tra riêng ba sự kiện: gửi đến, mở phiếu và xác nhận. Xác minh quản trị viên thực sự truy xuất được những trường nào để lập hồ sơ theo yêu cầu.

Tình hình

Một nhóm tiếp cận 100 người muốn có câu trả lời sau khi nhận được, trong khi quan điểm của nhân viên và quản trị viên dễ bị nhầm lẫn.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Người nhận cho biết họ đã phản hồi là không đủ để xác định đúng mục nhập. Thiết lập tài khoản, kỳ và đợt trước khi diễn giải trạng thái và xác nhận những nhu cầu tài chính ngoài nhãn trên màn hình.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Hiểu đúng từng sự kiện được ghi nhận. Kiểm tra riêng việc gửi đến, mở phiếu, nhân viên chủ động xác nhận và mọi sự kiện tự động. Xác minh những trường nào thực sự có sẵn và liệu chúng có đủ để chứng minh bước mà tổ chức cần lưu hồ sơ hay không.

2. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

3. Làm mới danh sách người nhận thực tế của kỳ. Bao gồm những người mới bắt đầu, những người làm việc hiện tại và mọi thỏa thuận cuối cùng, đồng thời phân biệt việc gửi đi lặp lại với việc thêm người. Xác nhận các khoản phụ cấp hiện tại của tài khoản riêng biệt với danh sách hoạt động.

4. Truy xuất và kiểm tra một hồ sơ thực tế. Tải một hồ sơ thử nghiệm có sẵn, rồi đối chiếu nhân viên, kỳ lương và sự kiện xác nhận liên quan với số liệu đã được duyệt. Lưu mối liên hệ đã kiểm tra này trong hồ sơ hằng tháng; không chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Giữ lại tham chiếu khoảng thời gian và phiếu lương cùng với hành động cụ thể được quan sát. Kiểm tra xem tài chính có thể phân biệt việc mở, nhấp chuột cá nhân, chữ viết tay và sự kiện tự động hay không. Trạng thái có giao diện hoàn chỉnh không thể thay thế cho việc biết sự kiện nào đã xảy ra và không được sử dụng trạng thái này để yêu cầu một sự kiện thanh toán hoặc phê duyệt khác.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Nên sử dụng các sự kiện gửi phiếu lương và xác nhận như thế nào?

Sử dụng bản ghi gửi để điều tra việc gửi thư, mở để hiểu quyền truy cập và xác nhận tích cực để ghi lại hành động được yêu cầu của nhân viên. Dán nhãn các sự kiện tự động một cách riêng biệt. Quyết định những gì phải được chứng minh trước khi chọn trạng thái; Chỉ riêng nhãn nhiệm vụ đã hoàn thành cũng có thể che giấu những khác biệt quan trọng. Đọc phần giải thích chung.

Chữ viết tay, xác nhận bằng một cú nhấp chuột và mở đầu khác nhau như thế nào?

Việc mở phiếu ghi nhận nhân viên đã truy cập phiếu lương. Chữ ký viết tay và xác nhận một lần nhấp là các thao tác mà nhân viên thực hiện sau khi kiểm tra phiếu, theo cấu hình đã chọn. Hãy chọn sự kiện tổ chức cần ghi nhận và kiểm tra đúng ý nghĩa của hồ sơ đó. Không sự kiện nào tự động chứng nhận danh tính hoặc giải quyết được mọi tranh chấp có thể phát sinh. Xem phần giải thích chung.

Làm sao tài chính có thể biết được một mặt hàng xuất dữ liệu có thể sử dụng được?

Tải một tệp thử nghiệm thực tế để kiểm tra nhân viên, kỳ lương, các trạng thái liên quan và mối liên hệ với số liệu đã được duyệt. Hỏi riêng về ảnh chữ ký viết tay, dấu thời gian và định dạng cần dùng. Việc sản phẩm công bố khả năng xuất hồ sơ không có nghĩa là mọi trường dữ liệu hay bố cục bạn muốn đều có sẵn. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

• Sự khác biệt giữa đã gửi, đã mở và đã xác nhận là gì?

• Chúng ta nên sử dụng xác nhận viết tay hay bằng một cú nhấp chuột?

• Chúng tôi nên xác minh những gì trong bản ghi phiếu lương đã xuất?

• Chọn và xác minh xác nhận của nhân viên

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.