Cập nhật thông tin về người nhận tại nhà máy trong quá trình doanh thu

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Trước mỗi lần gửi, kiểm tra người mới vào làm, nhân viên hiện tại và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Danh sách người nhận hiện tại đã được duyệt quan trọng hơn số người ghi nhận vào ngày mua trước đây.

Tình hình

Một nhà sản xuất dự kiến lực lượng lao động của họ sẽ thay đổi từ khoảng 110 thành 115, khiến số lượng nhân viên tĩnh không đủ để trả lương.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Ai đó rời khỏi tổ chức có thể vẫn cần thông tin chi tiết về khoản lương cuối cùng, trong khi nhân viên mới có thể cần bài kiểm tra gửi phiếu lương đầu tiên. Xác nhận bất kỳ giới hạn kế hoạch nào tách biệt với các trách nhiệm vận hành này.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Bao gồm các đầu vào khác nhau về mặt vật chất của nhà máy. Phê duyệt số lượng và điều chỉnh thanh toán của từng địa điểm, kiểm tra cấu trúc tiêu đề chính hãng của nó và đưa các nhân viên tuyến đầu vào mẫu truy cập. Thành công của trụ sở chính không thôi không đủ để xác nhận các điều kiện khác nhau của nhà máy.

2. Làm mới danh sách người nhận thực tế của kỳ. Bao gồm những người mới bắt đầu, những người làm việc hiện tại và mọi thỏa thuận cuối cùng, đồng thời phân biệt việc gửi đi lặp lại với việc thêm người. Xác nhận các khoản phụ cấp hiện tại của tài khoản riêng biệt với danh sách hoạt động.

3. Xác định dự án, giai đoạn và phạm vi quyết toán. Xác nhận người và ngày quyết toán cho từng dự án, sau đó sử dụng các tham chiếu lô và dự án dễ nhận biết. Giữ những nhân viên rời đi vẫn cần thông tin chi tiết cuối cùng có thể phân biệt được với danh sách đang hoạt động.

4. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Trong toàn bộ hồ sơ, phải xác định được đơn vị sử dụng lao động, dự án nếu có liên quan, kỳ lương, người nhận và phiên bản đã được duyệt. Thử cách tổ chức tài khoản thực tế hoặc cách gửi quyết toán cuối cùng, thay vì chỉ kiểm tra một nhãn trên bảng tính. Phê duyệt của tổ chức, xác nhận của nhân viên và thanh toán qua ngân hàng là ba việc riêng; một việc thành công không chứng minh cả ba đều đã hoàn tất.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự không khớp giữa người và địa chỉ?

Đối chiếu mã định danh đáng tin cậy của nhân viên với địa chỉ mà người đó thực sự nhận được thông tin. Kiểm tra cả người trùng tên, người đổi thông tin liên hệ, người mới vào làm và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Tải tệp lên thành công chưa chứng minh mọi dữ liệu nguồn đã được ghép đúng người; hãy kiểm tra bản xem trước của một số nhân viên đại diện trước khi gửi. Xem phần giải thích chung.

Các nhà máy nên phê duyệt những gì trước khi phát hành báo cáo?

Phê duyệt khối lượng công việc, kết quả chấm công và các khoản khấu trừ hoặc bổ sung có liên quan trong quy trình trả lương hiện có. Kiểm tra từng bảng xuất xưởng khác nhau về mặt vật chất và bản xem trước trực tiếp của nhân viên. Bao gồm những người nhận tuyến đầu với các ràng buộc về thiết bị và kênh thực; không coi một lần tải lên trụ sở chính là bằng chứng về sự sẵn sàng của toàn lực lượng lao động. Đọc phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Làm thế nào một nhà máy có thể cập nhật danh sách phiếu lương khi nhân viên thay đổi?