Hầu hết nhân viên không có email đáng tin cậy

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Nếu nhân viên không thể sử dụng email ổn định, phải xác nhận một kênh tại địa phương được hỗ trợ và khả thi trước khi triển khai. Không cần cài ứng dụng không có nghĩa là không cần kênh gửi đến được người nhận.

Tình hình

Một nhóm thông tin đang đánh giá nhân sự, với tối đa khoảng 250 người và nhiều nhân viên thích nhắn tin văn bản hơn.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Kiểm tra các điều kiện thực tế kém thuận tiện nhất, không phải là nhân viên tự tin về mặt kỹ thuật với hộp thư mới. Nếu không thể cung cấp lộ trình ưu tiên, hãy ghi lại giới hạn một cách công khai trong đánh giá mức độ phù hợp.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Xác nhận một cách nhận phiếu lương thực sự khả thi. Làm rõ từng nhóm nhân viên có thể sử dụng ổn định kênh nào. Nếu email cá nhân không phù hợp, hãy xác nhận một phương án khác có sẵn tại địa phương trước khi áp dụng. Mô tả sản phẩm không cần cài ứng dụng chưa chứng minh rằng nhân viên đã có một kênh nhận sử dụng được.

2. Điều tra bản ghi email gốc. Xác thực địa chỉ và lô, xem lại thông tin gửi và mở cũng như kiểm tra thư rác với người nhận. Giữ nguyên chi tiết lỗi và thời gian nếu chưa được giải quyết; tránh tạo ra một đợt trả lương khác không thể phân biệt được.

3. Quan sát hành trình ít quen thuộc nhất của nhân viên. Yêu cầu nhân viên đại diện tìm tin nhắn, mở nó và hoàn thành việc xem xét trên thiết bị của họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi được quan sát và kiểm tra lại mà không cần quản trị viên tiếp quản.

4. Làm rõ các điều kiện tiên quyết trước khi chọn tính năng. Liệt kê riêng các việc cần làm về tính lương, phê duyệt, gửi phiếu lương và hợp đồng. Trong hồ sơ ra quyết định, nêu rõ mọi năng lực bắt buộc còn chưa được giải quyết; không để các tính năng không liên quan che khuất khoảng thiếu đó.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Ghi lại kênh nhận đã thử, tài khoản, đợt gửi và kết quả truy cập thực tế của nhân viên. Cần phân biệt thao tác mà quản trị viên có thể thực hiện với toàn bộ quá trình nhân viên có thể sử dụng. Nếu chưa chứng minh được kênh dự kiến hoạt động, hoặc mới chỉ đi vòng qua một kênh bị lỗi, điều kiện đó vẫn chưa được giải quyết; không nên kết luận rằng toàn bộ vấn đề gửi nhận đã được xử lý.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Nhân viên có cần ứng dụng, tài khoản hoặc email có thể sử dụng được không?

Quy trình làm việc đã xuất bản của SugarHR sử dụng quyền truy cập email cá nhân mà không cần có tài khoản xem hoặc cài đặt ứng dụng riêng cho nhân viên. Biên nhận đáng tin cậy vẫn là điều cần thiết. Nếu nhân viên không thể sử dụng email, hãy xác nhận tuyến đường địa phương có sẵn và kiểm tra nó thay vì coi quyền truy cập không có ứng dụng là kênh độc lập. Đọc phần giải thích chung.

Những nhân viên kém tự tin về kỹ thuật số nên được đưa vào bằng cách nào?

Chọn một đại diện sẵn sàng chưa quen với hệ thống. Quan sát việc tìm kiếm tin nhắn, mở nó, xem lại chi tiết và hoàn thành hành động được yêu cầu trên thiết bị của riêng họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi thực tế, sau đó lặp lại thử nghiệm trước khi mở rộng. Đọc phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Nhu cầu nhận tin nhắn là bối cảnh của một trường hợp trước đây. Hãy xác nhận tài khoản của bạn hỗ trợ kênh nào trước khi dựa vào SMS.

SugarHR có phù hợp khi hầu hết nhân viên không có email?