Ứng dụng ngân hàng vẫn có thể để lại khoảng cách gửi phiếu lương

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Giữ quy trình thanh toán ngân hàng và thử riêng kênh gửi phiếu cá nhân với những nhân viên đang gặp khó khăn khi truy cập.

Tình hình

Một xưởng tư nhân gồm hơn 90 người đã chuyển từ giấy sang tiếp cận ngân hàng, tuy nhiên các nhân viên lớn tuổi vẫn loay hoay tìm thông tin chi tiết.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Giải pháp thay thế chỉ thành công khi nhân viên có thể tự nhận, mở và hiểu phiếu lương của mình, đồng thời bộ phận tài chính lấy lại được hồ sơ. Thiếu email còn sử dụng được vẫn là điều kiện phù hợp để giải quyết chứ không thể bỏ qua.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Bao gồm các đầu vào khác nhau về mặt vật chất của nhà máy. Phê duyệt số lượng và điều chỉnh thanh toán của từng địa điểm, kiểm tra cấu trúc tiêu đề chính hãng của nó và đưa các nhân viên tuyến đầu vào mẫu truy cập. Thành công của trụ sở chính không thôi không đủ để xác nhận các điều kiện khác nhau của nhà máy.

2. Ghi lại các sự kiện sao kê và thanh toán riêng biệt. Giữ các tài liệu tham khảo rõ ràng về sao kê, hành động của nhân viên và quy trình thanh toán thực tế của ngân hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các khoản hoa hồng cuối cùng, các chỉnh sửa hoặc chi tiết thanh toán được phân phối trước khi tiền đến.

3. Quan sát hành trình ít quen thuộc nhất của nhân viên. Yêu cầu nhân viên đại diện tìm tin nhắn, mở nó và hoàn thành việc xem xét trên thiết bị của họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi được quan sát và kiểm tra lại mà không cần quản trị viên tiếp quản.

4. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Ghi rõ người vận hành thực tế và nhân viên đại diện đã hoàn thành những gì, nội dung nào chưa được thử và điều kiện tiên quyết nào có thể cản trở việc áp dụng. Cần quyết định dựa trên mức độ phù hợp của quy trình cần dùng. Một tệp mẫu, một tài khoản mới đăng ký hoặc một tính năng sẵn có không chứng minh rằng các vấn đề còn thiếu về tính lương, thiết bị, quyền truy cập hay trách nhiệm trong tổ chức đã được giải quyết.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Phiếu lương được giao hoặc xác nhận có chứng minh được khoản thanh toán không?

Không. Gửi sao kê, xét duyệt nhân viên và chuyển khoản ngân hàng là những sự kiện riêng biệt. Lưu giữ ngày tháng và hồ sơ liên quan cho từng khoản, đặc biệt đối với các quyết toán cuối cùng hoặc báo cáo được phát hành trước khi thanh toán. Xác nhận kỹ thuật số không được coi là biên nhận tiền trừ khi được thiết lập riêng. Đọc phần giải thích chung.

Những nhân viên kém tự tin về kỹ thuật số nên được đưa vào bằng cách nào?

Chọn một đại diện sẵn sàng chưa quen với hệ thống. Quan sát việc tìm kiếm tin nhắn, mở nó, xem lại chi tiết và hoàn thành hành động được yêu cầu trên thiết bị của riêng họ. Cải thiện hướng dẫn tại điểm lỗi thực tế, sau đó lặp lại thử nghiệm trước khi mở rộng. Đọc phần giải thích chung.

Ai cần vận hành chương trình thí điểm trước khi triển khai rộng rãi hơn?

Người chuẩn bị bảng lương cần kiểm tra tệp nguồn; quản trị viên thực tế cần tự gửi và truy xuất hồ sơ; nhân viên đại diện cần tự mở và xác nhận phiếu lương. Cả nhóm cùng xem một buổi minh họa chưa chứng minh rằng từng vai trò có thể tự thực hiện lại quy trình. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Tại sao phải đánh giá việc gửi phiếu lương khi nhân viên đã sử dụng ứng dụng ngân hàng?