Apa yang harus disimpan bagian keuangan dalam paket catatan slip gaji bulanan?

Ambil hasil ekspor uji, lalu bandingkan dengan data penggajian yang disetujui, daftar karyawan, dan peristiwa konfirmasi. Label sudah dikonfirmasi di layar bukan arsip yang lengkap.

Situasinya

Sebuah tim yang terdiri dari sekitar 32 orang telah mengirimkan batchnya dan membutuhkan dana untuk menemukan dan mengunduh catatan konfirmasi yang dapat digunakan.

Mengapa kondisi ini mengubah alur kerja

Bagian keuangan harus mengidentifikasi bidang yang dibutuhkan, seperti periode dan jenis tindakan, dan memeriksa file sebenarnya. Jangan berasumsi bahwa satu spreadsheet berisi semua gambar tanda tangan dan stempel waktu.

Urutan praktis untuk situasi ini

1. Ambil dan periksa catatan yang sebenarnya. Unduh catatan uji yang tersedia, lalu cocokkan karyawan, periode penggajian, dan peristiwa konfirmasi yang relevan dengan angka yang sudah disetujui. Simpan hubungan yang telah diverifikasi itu dalam arsip bulanan; jangan hanya mengandalkan tangkapan layar.

2. Beri kesempatan kepada karyawan untuk memeriksa slip sebelum melakukan tindakan yang diminta. Jelaskan cakupan slip dan bentuk konfirmasi yang diperlukan. Bedakan slip yang belum dibaca, belum dikonfirmasi, dan sedang dipertanyakan agar administrator menangani persoalan yang sebenarnya, bukan menganggap setiap keterlambatan memiliki penyebab yang sama.

3. Periksa identitas karyawan dan kecocokan penerimanya. Cocokkan pengenal karyawan dengan alamat penerimaan masing-masing, termasuk karyawan bernama sama, kontak yang berubah, serta mantan karyawan yang pembayaran akhirnya belum selesai. Bandingkan pratinjau dengan data sumber yang sudah disetujui sebelum berkas digunakan untuk pengiriman sebenarnya.

4. Pastikan ada cara penerimaan yang benar-benar dapat digunakan. Kenali saluran yang dapat digunakan secara andal oleh setiap kelompok karyawan. Jika email pribadi tidak memungkinkan, konfirmasikan alternatif setempat yang tersedia sebelum menerapkan produk. Keterangan bahwa produk tidak memerlukan aplikasi belum membuktikan bahwa ada saluran yang dapat menjangkau karyawan.

Betapa bergunanya tes tersebut

Buka file sebenarnya yang diambil dan periksa identitas karyawan, periode dan kebutuhan informasi keuangan. Pertahankan hubungannya dengan sumber yang disetujui dan koreksi apa pun. Jika tulisan tangan, pengaturan waktu, atau tata letak gabungan yang diperlukan tidak ada, catat kesenjangan tersebut secara eksplisit daripada mengganti tangkapan layar dengan label keberhasilan di layar.

Pertanyaan yang harus diselesaikan dalam konteks ini

Bagaimana lembaga keuangan mengetahui bahwa suatu ekspor dapat digunakan?

Unduh berkas uji yang sebenarnya untuk memeriksa karyawan, periode penggajian, status yang relevan, serta kaitannya dengan angka yang telah disetujui. Tanyakan secara terpisah tentang gambar tanda tangan, cap waktu, dan format yang diperlukan. Informasi bahwa produk dapat mengekspor catatan tidak membuktikan bahwa setiap kolom atau tata letak yang Anda inginkan tersedia. Baca penjelasan umum.

Apa perbedaan tulisan tangan, konfirmasi penerimaan sekali klik, dan pembukaan?

Pembukaan slip mencatat akses terhadap slip gaji. Tanda tangan tulisan tangan dan konfirmasi sekali klik melibatkan tindakan karyawan setelah memeriksa slip, sesuai konfigurasi yang dipilih. Tentukan peristiwa yang dibutuhkan organisasi dan periksa arti catatan tersebut; tidak satu pun secara otomatis mengesahkan identitas atau menyelesaikan semua kemungkinan sengketa. Baca penjelasan umum.

Panduan terkait

• Apa yang harus kami verifikasi dalam catatan slip gaji yang diekspor?

• Apa perbedaan antara terkirim, dibuka, dan dikonfirmasi penerimaannya?

• Haruskah kita menggunakan konfirmasi penerimaan tulisan tangan atau sekali klik?

• Verifikasi catatan yang diekspor dan buat arsip bulanan

Uji kondisi yang penting bagi tim Anda

Gunakan berkas contoh atau berkas yang sudah disetujui dan dianonimkan untuk menguji kondisi khusus dalam kasus ini. Sebelum mengirim data sebenarnya, pastikan setiap persyaratan akun, saluran penerimaan, atau catatan yang belum terverifikasi telah dikonfirmasi. Mulai Uji Coba Gratis 1 Bulan.