Thời hạn truy cập phiếu lương có giống như việc lưu giữ hoặc xóa bản ghi không?

Giới hạn quyền truy cập của nhân viên và trách nhiệm lưu giữ hồ sơ của tổ chức phải được quyết định riêng.

Cách áp dụng trong thực tế

Cửa sổ xem kiểm soát một khía cạnh quyền truy cập của nhân viên. Kho lưu trữ, tài liệu đã tải xuống, bản sao lưu và bản sao do nhân viên kiểm soát của tổ chức là những chủ đề riêng biệt.

Quyết định lý do cần có giới hạn, thời điểm giới hạn bắt đầu và cách nhân viên truy xuất thông tin chi tiết sau này. Kiểm tra hành vi truy cập hiện tại, bao gồm cả những gì xảy ra sau khoảng thời gian liên quan hoặc sau khi việc làm kết thúc.

Một cửa sổ ngắn không thể ngăn chặn việc chụp ảnh hoặc thiết lập việc xóa vật lý mọi bản sao. Thời hạn mã xác minh, thời gian dùng thử và thời hạn truy cập phiếu lương cũng là những khái niệm khác nhau. Cần xác nhận cách lấy lại hồ sơ và xử lý khi ngừng dịch vụ trước khi trông cậy vào việc lịch sử luôn còn trên nền tảng.

Câu hỏi liên quan

Quyền truy cập có giới hạn thời gian có ngăn chặn việc sao chép hoặc xóa mọi bản ghi không?

Giới hạn quyền truy cập của nhân viên không kiểm soát ảnh chụp màn hình, ảnh chụp, tệp PDF đã tải xuống hoặc mọi bản sao được giữ lại. Xem xét việc lưu trữ tổ chức một cách riêng biệt và xác minh hành vi hết hạn hiện tại. Tránh hiểu nhãn Tự động xóa cũ hơn là bằng chứng về việc xóa vật lý hoàn toàn trên tất cả các hệ thống.

Quyền truy cập hoặc cài đặt hiển thị bị hạn chế có thể đảm bảo không chia sẻ thêm không?

Không nên đưa ra sự đảm bảo tuyệt đối như vậy. Phân biệt quyền truy cập nền tảng, bản sao do nhân viên kiểm soát và việc hiển thị màn hình có chủ ý. Xác nhận các biện pháp kiểm soát hiển thị hiện đang tồn tại, đồng thời coi ảnh chụp màn hình, ảnh chụp và các hoạt động sử dụng thiết bị dùng chung là những rủi ro riêng biệt của tổ chức.

Các tình huống cần kiểm tra

• Các nhóm theo mùa nên quản lý việc truy cập và xác nhận phiếu lương như thế nào?
• Nhân viên có thể lưu giữ lịch sử phiếu lương mà không có thời gian truy cập ngắn không?
• Chúng tôi nên kiểm tra điều gì nếu quyết định không tiếp tục sau thời gian dùng thử?
• Làm cách nào chúng tôi có thể lưu giữ lịch sử phiếu lương mà không để nhiệm vụ xác nhận mở vô thời hạn?
• Thời hạn sử dụng mã xác minh ngắn có giống như thời gian truy cập phiếu lương không?

Các bước thực tế tiếp theo

• Lên kế hoạch riêng cho quyền truy cập của nhân viên và lưu giữ hồ sơ của tổ chức

Dùng dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra những điều kiện liên quan đến tổ chức của bạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Kiểm tra riêng thời hạn xem của nhân viên, hồ sơ của quản trị viên và các bản sao đã tải xuống. Trước khi đặt chính sách lưu giữ, hãy xác nhận dữ liệu nào chịu quy tắc xóa tự động và điều gì xảy ra khi hết quyền truy cập hoặc khi nhân viên nghỉ việc.