Lưu giữ lịch sử mà không hết hạn truy cập

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Chọn thiết lập truy cập dựa trên nhu cầu tra cứu lịch sử thực tế. Không bật thời hạn hết quyền xem chỉ vì sản phẩm có tùy chọn giới hạn truy cập.

Tình hình

Một người dùng nền tảng nơi làm việc hiện tại muốn nhân viên tiếp tục kiểm tra các báo cáo trước đây và không muốn có khoảng thời gian xem ngắn.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Lịch sử trong nền tảng cũ, lịch sử trong SugarHR và quyền truy cập sau khi rời hoặc kết thúc dịch vụ là những chủ đề riêng biệt. Kiểm tra chúng một cách rõ ràng thay vì coi khả năng xem một phiếu lương gần đây là tính khả dụng vĩnh viễn.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Chỉ định nhu cầu truy cập lịch sử. Liệt kê khi nhân viên có thể cần các báo cáo trước đó, kể cả sau khi rời đi. Kiểm tra cài đặt quyền truy cập và sắp xếp sau dịch vụ một cách riêng biệt, đồng thời truy xuất hồ sơ tổ chức trước khi dựa vào tính khả dụng liên tục của nền tảng.

2. Xác định mục đích của thời hạn truy cập. Thiết lập lý do cần có giới hạn, thời điểm giới hạn bắt đầu và cách nhân viên lấy thông tin chi tiết trong quá khứ. Kiểm tra hành vi truy cập và lưu giữ hồ sơ của quản trị viên dưới dạng các câu hỏi riêng biệt.

3. Bảo quản kho lưu trữ cũ trước khi chuyển đổi. Truy xuất các bản ghi lịch sử hữu ích trong khi công cụ cũ hơn khả dụng. Kiểm tra quy trình công việc mới trong giai đoạn hiện tại một cách riêng biệt với mọi hoạt động di chuyển lịch sử được đề xuất, kiểm tra các liên kết và định dạng nhận dạng một cách rõ ràng.

4. Xác nhận một cách nhận phiếu lương thực sự khả thi. Làm rõ từng nhóm nhân viên có thể sử dụng ổn định kênh nào. Nếu email cá nhân không phù hợp, hãy xác nhận một phương án khác có sẵn tại địa phương trước khi áp dụng. Mô tả sản phẩm không cần cài ứng dụng chưa chứng minh rằng nhân viên đã có một kênh nhận sử dụng được.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Giữ lại bằng chứng về việc kiểm tra người nhận và quản trị viên liên quan đến tình huống này, bao gồm mọi thiết lập truy cập hiện hành đã thực sự được thử. Phân biệt cơ chế kiểm soát của nền tảng với việc ai đang giữ thiết bị hoặc quản lý hộp thư. Các yêu cầu về yếu tố xác minh danh tính, triển khai, lưu giữ hay quản trị dữ liệu vẫn chưa được xác nhận cho đến khi có bằng chứng cho đúng phương án dự kiến; bản trình diễn đẹp hoặc biểu tượng bảo mật không phải là bằng chứng.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Truy cập lịch sử có nghĩa là truy cập vĩnh viễn sau khi rời khỏi?

Không. Lịch sử cá nhân, thời gian truy cập, thôi việc và kết thúc dịch vụ có các điều kiện khác nhau. Xác minh từng khoảng thời gian cần thiết và truy xuất các hồ sơ cần thiết trong khi có quyền truy cập. Đừng đánh đồng một lần tra cứu lịch sử thành công với lời hứa về tính khả dụng trực tuyến vĩnh viễn. Đọc phần giải thích chung.

Quyền truy cập có giới hạn thời gian có ngăn chặn việc sao chép hoặc xóa mọi bản ghi không?

Giới hạn quyền truy cập của nhân viên không kiểm soát ảnh chụp màn hình, ảnh chụp, tệp PDF đã tải xuống hoặc mọi bản sao được giữ lại. Xem xét việc lưu trữ tổ chức một cách riêng biệt và xác minh hành vi hết hạn hiện tại. Tránh hiểu nhãn Tự động xóa cũ hơn là bằng chứng về việc xóa vật lý hoàn toàn trên tất cả các hệ thống. Đọc phần giải thích chung.

Lịch sử cũ có tự động chuyển vào SugarHR không?

Đừng cho rằng nó sẽ như vậy. Truy xuất các bản ghi hữu ích từ công cụ cũ, sau đó kiểm tra quá trình phân phối trong giai đoạn hiện tại và di chuyển lịch sử dưới dạng các yêu cầu riêng biệt. Xác nhận các định dạng được hỗ trợ và ánh xạ nhận dạng một cách rõ ràng; một bảng Excel hiện tại có thể nhập được không chứng minh rằng các sự kiện xác nhận lịch sử sẽ được chuyển giao. Đọc phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Nhân viên có thể lưu giữ lịch sử phiếu lương mà không cần thời gian truy cập ngắn không?