Một nhân viên tài chính, một số công ty nhỏ

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Giữ rõ bảng lương đã được duyệt của từng công ty, kiểm tra bản xem trước riêng cho nhân viên rồi xác minh hồ sơ tạo ra. Chỉ có tên công ty trên bảng tính không đồng nghĩa với việc đã có không gian làm việc riêng.

Tình hình

Một nhân viên tài chính đã hỗ trợ một số doanh nghiệp nhỏ và muốn thay thế các ảnh chụp màn hình riêng lẻ cũng như các câu trả lời được thu thập theo cách thủ công.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Xác định xem yêu cầu chỉ hiển thị đúng người sử dụng lao động hay tách biệt dữ liệu giữa các người sử dụng lao động. Đó là những bài kiểm tra chấp nhận khác nhau. Không kết hợp các tờ theo cách làm mất danh tính của người trả tiền.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Kiểm tra riêng danh tính đơn vị sử dụng lao động và phạm vi quản lý. Dùng hai đơn vị đại diện để kiểm tra tên hiển thị trên phiếu lương, các đợt gửi và phạm vi quản trị viên được xem. Ghi rõ nhu cầu là nhận diện đơn vị, tách biệt dữ liệu hay truy cập tập trung; một nhãn trên bảng tính không chứng minh cả ba đều được đáp ứng.

2. Hoàn tất tính lương và phê duyệt trước. Xử lý giờ làm, đơn giá, thuế và các khoản khấu trừ theo quy trình hiện có đã được ủy quyền. Chỉ dùng kết quả đã được duyệt để chuẩn bị phiếu lương. Nhập một con số vào sản phẩm gửi phiếu lương không có nghĩa là sản phẩm đó đã tính ra số tiền ấy.

3. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

4. Kiểm tra những gì nhân viên sẽ thấy. Liệt kê các giải thích cần thiết về lương và các trường chỉ dành cho nội bộ. Xem trước các vai trò, tên và mục có giá trị bằng 0 khác nhau đối với danh sách đó và xác minh mọi cài đặt trình bày cần thiết trong tài khoản hiện tại.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Trong toàn bộ hồ sơ, phải xác định được đơn vị sử dụng lao động, dự án nếu có liên quan, kỳ lương, người nhận và phiên bản đã được duyệt. Thử cách tổ chức tài khoản thực tế hoặc cách gửi quyết toán cuối cùng, thay vì chỉ kiểm tra một nhãn trên bảng tính. Phê duyệt của tổ chức, xác nhận của nhân viên và thanh toán qua ngân hàng là ba việc riêng; một việc thành công không chứng minh cả ba đều đã hoàn tất.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Cột công ty có tạo ra không gian công ty riêng biệt không?

Không. Tên công ty có thể giúp nhận diện đơn vị sử dụng lao động trên phiếu lương. Không gian làm việc riêng, chuyển đổi giữa các pháp nhân, phân quyền quản trị viên và báo cáo tổng hợp là những yêu cầu khác nhau. Hãy thử phương án dự kiến với các đơn vị đại diện, thay vì suy ra các chức năng quản lý tổ chức chỉ từ một cột trong Excel. Xem phần giải thích chung.

Làm sao tài chính có thể biết được một mặt hàng xuất dữ liệu có thể sử dụng được?

Tải một tệp thử nghiệm thực tế để kiểm tra nhân viên, kỳ lương, các trạng thái liên quan và mối liên hệ với số liệu đã được duyệt. Hỏi riêng về ảnh chữ ký viết tay, dấu thời gian và định dạng cần dùng. Việc sản phẩm công bố khả năng xuất hồ sơ không có nghĩa là mọi trường dữ liệu hay bố cục bạn muốn đều có sẵn. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Làm thế nào một nhân viên tài chính có thể gửi phiếu lương cho một số công ty nhỏ?