Bộ phận tài chính nên lưu giữ những gì trong gói phiếu lương hàng tháng?

Tải một bản xuất thử, rồi đối chiếu với bảng lương đã được duyệt, danh sách nhân viên và các sự kiện xác nhận. Một nhãn đã xác nhận trên màn hình chưa tạo thành bộ hồ sơ lưu trữ đầy đủ.

Tình hình

Một nhóm khoảng 32 người đã gửi lô của mình và cần tài chính để tìm và tải xuống các bản ghi xác nhận có thể sử dụng được.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Bộ phận tài chính phải xác định các trường chính xác mà bộ phận này cần, chẳng hạn như khoảng thời gian và loại hành động, đồng thời kiểm tra tệp thực tế. Đừng cho rằng một bảng tính bao gồm mọi hình ảnh chữ ký và dấu thời gian.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Truy xuất và kiểm tra một hồ sơ thực tế. Tải một hồ sơ thử nghiệm có sẵn, rồi đối chiếu nhân viên, kỳ lương và sự kiện xác nhận liên quan với số liệu đã được duyệt. Lưu mối liên hệ đã kiểm tra này trong hồ sơ hằng tháng; không chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình.

2. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

3. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

4. Xác nhận một cách nhận phiếu lương thực sự khả thi. Làm rõ từng nhóm nhân viên có thể sử dụng ổn định kênh nào. Nếu email cá nhân không phù hợp, hãy xác nhận một phương án khác có sẵn tại địa phương trước khi áp dụng. Mô tả sản phẩm không cần cài ứng dụng chưa chứng minh rằng nhân viên đã có một kênh nhận sử dụng được.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Mở tệp được truy xuất thực tế và kiểm tra danh tính nhân viên, thời gian và thông tin về nhu cầu tài chính. Duy trì mối quan hệ của nó với nguồn đã được phê duyệt và mọi sự điều chỉnh. Nếu không có chữ viết tay, thời gian hoặc bố cục kết hợp được yêu cầu, hãy ghi lại khoảng trống đó một cách rõ ràng thay vì thay thế ảnh chụp màn hình bằng nhãn thành công trên màn hình.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Làm sao tài chính có thể biết được một mặt hàng xuất dữ liệu có thể sử dụng được?

Tải một tệp thử nghiệm thực tế để kiểm tra nhân viên, kỳ lương, các trạng thái liên quan và mối liên hệ với số liệu đã được duyệt. Hỏi riêng về ảnh chữ ký viết tay, dấu thời gian và định dạng cần dùng. Việc sản phẩm công bố khả năng xuất hồ sơ không có nghĩa là mọi trường dữ liệu hay bố cục bạn muốn đều có sẵn. Xem phần giải thích chung.

Chữ viết tay, xác nhận bằng một cú nhấp chuột và mở đầu khác nhau như thế nào?

Việc mở phiếu ghi nhận nhân viên đã truy cập phiếu lương. Chữ ký viết tay và xác nhận một lần nhấp là các thao tác mà nhân viên thực hiện sau khi kiểm tra phiếu, theo cấu hình đã chọn. Hãy chọn sự kiện tổ chức cần ghi nhận và kiểm tra đúng ý nghĩa của hồ sơ đó. Không sự kiện nào tự động chứng nhận danh tính hoặc giải quyết được mọi tranh chấp có thể phát sinh. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

• Chúng tôi nên xác minh những gì trong bản ghi phiếu lương đã xuất?

• Sự khác biệt giữa đã gửi, đã mở và đã xác nhận là gì?

• Chúng ta nên sử dụng xác nhận viết tay hay bằng một cú nhấp chuột?

• Xác minh bản ghi đã xuất và xây dựng kho lưu trữ hàng tháng

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.