Chẩn đoán lỗi tải lên thiếu tiêu đề

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Xác định hàng tiêu đề và vùng dữ liệu nhân viên, tách các vùng tổng cộng hoặc phê duyệt, rồi thử lại với mẫu một hoặc hai dòng giữ nguyên cấu trúc.

Tình hình

Một nhóm khoảng 50 người gặp phải thông báo tải lên cho biết trang tính không có tiêu đề hoặc tiêu đề có thể nhận dạng được.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Hỗ trợ tệp hiện có không có nghĩa là mọi sổ làm việc không rõ ràng đều không cần chuẩn bị. Tách biệt vấn đề phân tích cú pháp trong khi vẫn giữ nguyên các cột thực, do đó, một ví dụ đơn giản hóa thành công vẫn phù hợp với bảng lương thực tế.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Tách riêng vùng dữ liệu có cấu trúc mà hệ thống có thể nhận diện. Để hàng tiêu đề và dữ liệu nhân viên tách biệt với vùng tổng hợp và phê duyệt. Thử một hoặc hai dòng vẫn giữ nguyên các cột thực tế, rồi đối chiếu các trường đã được nhận diện và những khoản tiền quan trọng với tệp nguồn.

2. Sửa đúng hồ sơ bị ảnh hưởng. Xác định nhân viên và đợt gửi ban đầu, kiểm tra trạng thái xác nhận rồi thực hiện quy trình sửa mà sản phẩm hỗ trợ. Xem trước bản thay thế đã được duyệt và giữ rõ mối liên hệ giữa thông tin cũ với thông tin đã sửa.

3. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

4. Để đúng người trực tiếp thực hiện công việc tham gia kiểm tra. Quản trị viên thực tế cần tự gửi phiếu lương, nhân viên tự nhận và xem phiếu, còn bộ phận tài chính phải truy xuất được hồ sơ có thể sử dụng. Ghi lại việc từng vai trò đã làm được, thay vì chỉ ghi nhận họ có tham gia buổi hướng dẫn hay không.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Lưu cùng nhau phiên bản mẫu đã duyệt, kết quả đối chiếu người nhận và các bản xem trước cá nhân đã kiểm tra. Kết quả hữu ích phải cho thấy hệ thống đã nhận diện những cột thực tế nào, nhân viên đã thấy gì và các bất thường nào đã được sửa. Tải lên không báo lỗi vẫn chưa đủ nếu việc ghép danh tính, các khoản bằng 0 hoặc trường dữ liệu nội bộ chưa đáp ứng yêu cầu đã đặt ra.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Tệp Excel hiện có nên được chuẩn bị như thế nào?

Sử dụng số liệu đã được duyệt, với hàng tiêu đề và vùng dữ liệu nhân viên mà hệ thống có thể nhận diện. Kiểm tra mã định danh, kỳ lương và địa chỉ nhận; để các vùng tổng cộng và ký duyệt được phân biệt rõ. Một mẫu nhỏ giữ nguyên cấu trúc giúp tìm nguyên nhân lỗi đọc dữ liệu mà không phải dựng lại không cần thiết tệp tính đang phục vụ quy trình tính lương hiện có. Xem phần giải thích chung.

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự không khớp giữa người và địa chỉ?

Đối chiếu mã định danh đáng tin cậy của nhân viên với địa chỉ mà người đó thực sự nhận được thông tin. Kiểm tra cả người trùng tên, người đổi thông tin liên hệ, người mới vào làm và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Tải tệp lên thành công chưa chứng minh mọi dữ liệu nguồn đã được ghép đúng người; hãy kiểm tra bản xem trước của một số nhân viên đại diện trước khi gửi. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Chúng tôi nên kiểm tra điều gì khi tệp tải lên Excel báo cáo thiếu tiêu đề?