Phiếu lương có được bảo mật khi nhân viên dùng chung điện thoại cơ quan không?

Ưu tiên kênh do đúng người nhận kiểm soát và rà soát quyền truy cập khi thiết bị hoặc hộp thư chuyển cho người khác. Liên kết riêng không thể biến thiết bị dùng chung thành thiết bị riêng.

Tình hình

Điện thoại cơ quan để lại ở công ty sau giờ làm việc và có thể được người khác giữ; tên nhân viên không phải là bí mật.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Rủi ro vẫn tiếp tục xảy ra sau khi gửi đúng kỹ thuật. Bao gồm ai có thể mở khóa điện thoại, xem tin nhắn cũ và kế thừa địa chỉ trong đánh giá chuyển giao thay vì chỉ dựa vào kiểm tra tên.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Xử lý rủi ro khi bàn giao thiết bị và hộp thư. Ưu tiên kênh nhận do chính người nhận dự kiến kiểm soát, đồng thời kiểm tra các thông báo cũ trước khi thiết bị hoặc địa chỉ công việc được chuyển cho người khác. Gửi đúng người lúc đầu không ngăn được người tiếp nhận thiết bị sau này truy cập thông tin cũ.

2. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

3. Rà soát trách nhiệm về truy cập và dữ liệu. Xác nhận ai được vận hành tài khoản, xem hồ sơ và xử lý khi ngừng sử dụng dịch vụ. Đối chiếu thông tin nhà cung cấp với yêu cầu của tổ chức, đồng thời bảo đảm nhân viên kiểm soát được kênh nhận của mình.

4. Sửa đúng hồ sơ bị ảnh hưởng. Xác định nhân viên và đợt gửi ban đầu, kiểm tra trạng thái xác nhận rồi thực hiện quy trình sửa mà sản phẩm hỗ trợ. Xem trước bản thay thế đã được duyệt và giữ rõ mối liên hệ giữa thông tin cũ với thông tin đã sửa.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Giữ lại bằng chứng về việc kiểm tra người nhận và quản trị viên liên quan đến tình huống này, bao gồm mọi thiết lập truy cập hiện hành đã thực sự được thử. Phân biệt cơ chế kiểm soát của nền tảng với việc ai đang giữ thiết bị hoặc quản lý hộp thư. Các yêu cầu về yếu tố xác minh danh tính, triển khai, lưu giữ hay quản trị dữ liệu vẫn chưa được xác nhận cho đến khi có bằng chứng cho đúng phương án dự kiến; bản trình diễn đẹp hoặc biểu tượng bảo mật không phải là bằng chứng.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Điều gì sẽ xảy ra nếu số điện thoại cơ quan hoặc hộp thư đến được chỉ định lại?

Ưu tiên tuyến gửi riêng cho từng nhân viên do nhân viên dự định kiểm soát và xem lại quyền truy cập cũng như tin nhắn cũ trước khi bàn giao. Người nhận ban đầu chính xác sẽ không ngăn chủ sở hữu thiết bị sau này đọc các tin nhắn được giữ lại. Cài đặt quyền truy cập và chính sách thiết bị của tổ chức cần phải phối hợp với nhau. Đọc phần giải thích chung.

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự không khớp giữa người và địa chỉ?

Đối chiếu mã định danh đáng tin cậy của nhân viên với địa chỉ mà người đó thực sự nhận được thông tin. Kiểm tra cả người trùng tên, người đổi thông tin liên hệ, người mới vào làm và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Tải tệp lên thành công chưa chứng minh mọi dữ liệu nguồn đã được ghép đúng người; hãy kiểm tra bản xem trước của một số nhân viên đại diện trước khi gửi. Xem phần giải thích chung.

Chúng tôi nên xem xét điều gì ngoài tên nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ?

Rà soát phạm vi quản trị viên, độ chính xác của người nhận, trách nhiệm truy cập, cách lưu trữ và truyền dữ liệu, xử lý sự cố và truy xuất hồ sơ. Với yêu cầu như vị trí triển khai hoặc chứng nhận, hãy yêu cầu bằng chứng. Thương hiệu đám mây hay hình minh họa bảo mật không chứng minh những biện pháp đó đã có, cũng không thay thế trách nhiệm của tổ chức. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

• Điện thoại dùng chung hoặc tài khoản email tái chế nên xử lý như thế nào?

• Tên nhân viên và địa chỉ người nhận phải khớp như thế nào?

• Công ty nên xem xét những gì về bảo vệ dữ liệu phiếu lương?

• Lên kế hoạch riêng cho quyền truy cập của nhân viên và lưu giữ hồ sơ của tổ chức

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.