Làm cách nào nhóm dịch vụ nhân sự có thể gửi phiếu lương cho các dự án?

Trước khi chuyển bảng tính đã được duyệt thành phiếu lương riêng cho từng người, hãy kiểm tra danh sách người nhận của từng dự án. Việc xác nhận của nhân viên và hồ sơ lưu trữ hằng tháng phải gắn với đúng dự án, đúng kỳ lương đó.

Tình hình

Hoạt động dịch vụ nhân sự cần có trụ sở chính để phân phối chi tiết thanh toán đã được phê duyệt giữa các dự án đồng thời giảm việc phân tách thủ công và thu thập chữ ký.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Điểm khó là xác định ai chịu trách nhiệm về danh sách. Quản lý dự án cần xác nhận đúng người và địa chỉ nhận; trụ sở chính cần xác nhận số liệu đã được duyệt. Khả năng gửi hàng loạt không chứng minh có phân quyền quản trị theo dự án hoặc có xác minh danh tính.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Xem trước đợt phiếu lương đã được duyệt trước khi gửi. Xác nhận đúng danh sách người nhận, kỳ lương và các khoản tiền đã duyệt, rồi kiểm tra bản xem trước của từng nhân viên. Khi thử gửi riêng cho từng người, không được để người nhận thấy toàn bộ bảng lương nội bộ.

2. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

3. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

4. Truy xuất và kiểm tra một hồ sơ thực tế. Tải một hồ sơ thử nghiệm có sẵn, rồi đối chiếu nhân viên, kỳ lương và sự kiện xác nhận liên quan với số liệu đã được duyệt. Lưu mối liên hệ đã kiểm tra này trong hồ sơ hằng tháng; không chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Trong toàn bộ hồ sơ, phải xác định được đơn vị sử dụng lao động, dự án nếu có liên quan, kỳ lương, người nhận và phiên bản đã được duyệt. Thử cách tổ chức tài khoản thực tế hoặc cách gửi quyết toán cuối cùng, thay vì chỉ kiểm tra một nhãn trên bảng tính. Phê duyệt của tổ chức, xác nhận của nhân viên và thanh toán qua ngân hàng là ba việc riêng; một việc thành công không chứng minh cả ba đều đã hoàn tất.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự không khớp giữa người và địa chỉ?

Đối chiếu mã định danh đáng tin cậy của nhân viên với địa chỉ mà người đó thực sự nhận được thông tin. Kiểm tra cả người trùng tên, người đổi thông tin liên hệ, người mới vào làm và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Tải tệp lên thành công chưa chứng minh mọi dữ liệu nguồn đã được ghép đúng người; hãy kiểm tra bản xem trước của một số nhân viên đại diện trước khi gửi. Xem phần giải thích chung.

Làm sao tài chính có thể biết được một mặt hàng xuất dữ liệu có thể sử dụng được?

Tải một tệp thử nghiệm thực tế để kiểm tra nhân viên, kỳ lương, các trạng thái liên quan và mối liên hệ với số liệu đã được duyệt. Hỏi riêng về ảnh chữ ký viết tay, dấu thời gian và định dạng cần dùng. Việc sản phẩm công bố khả năng xuất hồ sơ không có nghĩa là mọi trường dữ liệu hay bố cục bạn muốn đều có sẵn. Xem phần giải thích chung.

Việc thay đổi nhóm dự án và ngày tháng nên được tổ chức như thế nào?

Trước khi gửi, xác nhận danh sách người nhận hiện tại, kỳ lương đã được duyệt và danh sách quyết toán cuối cùng của từng dự án. Dùng mã tham chiếu dự án và đợt gửi dễ nhận diện, rồi kiểm tra hồ sơ sau khi gửi. Việc các dự án có ngày gửi khác nhau không chứng minh sản phẩm có sẵn phân quyền cho quản lý dự án hoặc cho phép gửi không giới hạn; cần xác nhận riêng hai yêu cầu này. Xem phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

• Tên nhân viên và địa chỉ người nhận phải khớp như thế nào?

• Sự khác biệt giữa đã gửi, đã mở và đã xác nhận là gì?

• Chúng tôi nên xác minh những gì trong bản ghi phiếu lương đã xuất?

• Tên công ty trong Excel có tạo không gian làm việc riêng cho công ty không?

• Tổ chức các lô phiếu lương đã được phê duyệt giữa các công ty và dự án

• Gửi chi tiết tiền lương hoặc hoa hồng cuối cùng cho nhân viên cũ

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.