Thí điểm phiếu lương điện tử đầu tiên của chúng ta nên thử nghiệm điều gì?

Thử trọn quy trình và chủ động kiểm tra cả một trường hợp có lỗi, bên cạnh trường hợp gửi thành công. Xác nhận cách sản phẩm hiện hành xử lý hồ sơ ở từng trạng thái xác nhận khác nhau.

Tình hình

Người dùng lần đầu cần hiểu quyền truy cập ban đầu của nhân viên, gửi định kỳ, chỉnh sửa và xử lý các bản ghi đã ký.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Trải nghiệm đăng nhập lần đầu có thể khác với trải nghiệm hàng tháng. Ghi lại cả hai và kiểm tra các tình huống người nhận sai và số tiền sai trước khi giả định rằng đường dẫn chỉnh sửa trực tiếp có thể đảo ngược ở mọi trạng thái.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Để đúng người trực tiếp thực hiện công việc tham gia kiểm tra. Quản trị viên thực tế cần tự gửi phiếu lương, nhân viên tự nhận và xem phiếu, còn bộ phận tài chính phải truy xuất được hồ sơ có thể sử dụng. Ghi lại việc từng vai trò đã làm được, thay vì chỉ ghi nhận họ có tham gia buổi hướng dẫn hay không.

2. Xác nhận một cách nhận phiếu lương thực sự khả thi. Làm rõ từng nhóm nhân viên có thể sử dụng ổn định kênh nào. Nếu email cá nhân không phù hợp, hãy xác nhận một phương án khác có sẵn tại địa phương trước khi áp dụng. Mô tả sản phẩm không cần cài ứng dụng chưa chứng minh rằng nhân viên đã có một kênh nhận sử dụng được.

3. Sửa đúng hồ sơ bị ảnh hưởng. Xác định nhân viên và đợt gửi ban đầu, kiểm tra trạng thái xác nhận rồi thực hiện quy trình sửa mà sản phẩm hỗ trợ. Xem trước bản thay thế đã được duyệt và giữ rõ mối liên hệ giữa thông tin cũ với thông tin đã sửa.

4. Để nhân viên kiểm tra phiếu lương trước khi thực hiện thao tác được yêu cầu. Giải thích phiếu lương bao gồm những khoản nào và cần xác nhận theo cách nào. Phân biệt phiếu chưa đọc, chưa xác nhận và phiếu nhân viên đang có thắc mắc, để quản trị viên xử lý đúng vấn đề thay vì cho rằng mọi trường hợp chậm phản hồi đều có cùng nguyên nhân.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Lưu giữ hồ sơ gốc có thể nhận dạng được, lý do sửa chữa, giấy phép thay thế và kết quả giao lại. Xem lại những gì trạng thái hiện tại cho phép quản trị viên thực hiện. Nếu không thể chứng minh được sự thay đổi được yêu cầu hoặc mối quan hệ giữa bản ghi thì đừng coi bản chỉnh sửa nháp không liên quan thành công là bằng chứng cho thấy lỗi trực tiếp đã được giải quyết.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Ai cần vận hành chương trình thí điểm trước khi triển khai rộng rãi hơn?

Người chuẩn bị bảng lương cần kiểm tra tệp nguồn; quản trị viên thực tế cần tự gửi và truy xuất hồ sơ; nhân viên đại diện cần tự mở và xác nhận phiếu lương. Cả nhóm cùng xem một buổi minh họa chưa chứng minh rằng từng vai trò có thể tự thực hiện lại quy trình. Xem phần giải thích chung.

Số lượng, người nhận hoặc phiên bản không chính xác nên được sửa như thế nào?

Xác định nhân viên bị ảnh hưởng và lô ban đầu, sau đó kiểm tra trạng thái hiện tại của nó. Sử dụng quy trình bỏ trống, thu hồi hoặc chỉnh sửa được hỗ trợ, xem trước phần thay thế đã được phê duyệt và giữ lại mối quan hệ của nó với bản gốc. Xác minh các hạn chế đối với các bản ghi được xác nhận thay vì hứa hẹn khôi phục vô hình. Đọc phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

• Làm cách nào để chuyển từ mẫu sang lần chạy gửi phiếu lương thực tế đầu tiên?

• Làm cách nào chúng tôi có thể sửa và gửi lại phiếu lương đã phát hành?

• Sự khác biệt giữa đã gửi, đã mở và đã xác nhận là gì?

• Sửa và gửi lại phiếu lương trong khi bảo quản bản ghi của nó

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.