Chi tiết nhân viên không khớp sau khi tải lên Excel

Câu hỏi khách hàng đã được ẩn danh và điều chỉnh theo quy trình SugarHR đã công bố. Đây là hướng dẫn thực hành, không phải kết quả triển khai đã được xác minh.

Dùng mẫu của một nhân viên để kiểm tra hàng tiêu đề, danh tính nhân viên, địa chỉ nhận và tài khoản đang sử dụng. Sau khi sửa dữ liệu nguồn, phải kiểm tra lại bản xem trước.

Tình hình

Một doanh nghiệp muốn giữ lại các cột bảng lương của riêng mình nhưng thử nghiệm đã bị chặn do xung đột chi tiết về nhân viên.

Tại sao tình trạng này làm thay đổi quy trình làm việc

Việc xây dựng lại toàn bộ sổ làm việc không phải là bước chẩn đoán đầu tiên. Giữ nguyên cấu trúc thực của nó trong khi cách ly hàng bị lỗi và phân biệt vấn đề phân tích cú pháp với liên kết nhân viên với địa chỉ trước đó.

Trình tự thực tế cho tình huống này

1. Tách riêng vùng dữ liệu có cấu trúc mà hệ thống có thể nhận diện. Để hàng tiêu đề và dữ liệu nhân viên tách biệt với vùng tổng hợp và phê duyệt. Thử một hoặc hai dòng vẫn giữ nguyên các cột thực tế, rồi đối chiếu các trường đã được nhận diện và những khoản tiền quan trọng với tệp nguồn.

2. Kiểm tra danh tính nhân viên và việc ghép đúng người nhận. Đối chiếu mã định danh nhân viên với địa chỉ nhận của từng người, kể cả người trùng tên, người đã đổi thông tin liên hệ và người đã nghỉ việc nhưng chưa quyết toán xong. So sánh bản xem trước với dữ liệu nguồn đã được duyệt trước khi gửi đợt phiếu lương thật.

3. Sửa đúng hồ sơ bị ảnh hưởng. Xác định nhân viên và đợt gửi ban đầu, kiểm tra trạng thái xác nhận rồi thực hiện quy trình sửa mà sản phẩm hỗ trợ. Xem trước bản thay thế đã được duyệt và giữ rõ mối liên hệ giữa thông tin cũ với thông tin đã sửa.

4. Kiểm tra những gì nhân viên sẽ thấy. Liệt kê các giải thích cần thiết về lương và các trường chỉ dành cho nội bộ. Xem trước các vai trò, tên và mục có giá trị bằng 0 khác nhau đối với danh sách đó và xác minh mọi cài đặt trình bày cần thiết trong tài khoản hiện tại.

Một bài kiểm tra hữu ích sẽ chứng minh điều gì

Lưu cùng nhau phiên bản mẫu đã duyệt, kết quả đối chiếu người nhận và các bản xem trước cá nhân đã kiểm tra. Kết quả hữu ích phải cho thấy hệ thống đã nhận diện những cột thực tế nào, nhân viên đã thấy gì và các bất thường nào đã được sửa. Tải lên không báo lỗi vẫn chưa đủ nếu việc ghép danh tính, các khoản bằng 0 hoặc trường dữ liệu nội bộ chưa đáp ứng yêu cầu đã đặt ra.

Các câu hỏi cần giải quyết trong bối cảnh này

Tệp Excel hiện có nên được chuẩn bị như thế nào?

Sử dụng số liệu đã được duyệt, với hàng tiêu đề và vùng dữ liệu nhân viên mà hệ thống có thể nhận diện. Kiểm tra mã định danh, kỳ lương và địa chỉ nhận; để các vùng tổng cộng và ký duyệt được phân biệt rõ. Một mẫu nhỏ giữ nguyên cấu trúc giúp tìm nguyên nhân lỗi đọc dữ liệu mà không phải dựng lại không cần thiết tệp tính đang phục vụ quy trình tính lương hiện có. Xem phần giải thích chung.

Làm cách nào chúng tôi có thể giảm sự không khớp giữa người và địa chỉ?

Đối chiếu mã định danh đáng tin cậy của nhân viên với địa chỉ mà người đó thực sự nhận được thông tin. Kiểm tra cả người trùng tên, người đổi thông tin liên hệ, người mới vào làm và người đã nghỉ việc đang chờ quyết toán. Tải tệp lên thành công chưa chứng minh mọi dữ liệu nguồn đã được ghép đúng người; hãy kiểm tra bản xem trước của một số nhân viên đại diện trước khi gửi. Xem phần giải thích chung.

Số lượng, người nhận hoặc phiên bản không chính xác nên được sửa như thế nào?

Xác định nhân viên bị ảnh hưởng và lô ban đầu, sau đó kiểm tra trạng thái hiện tại của nó. Sử dụng quy trình bỏ trống, thu hồi hoặc chỉnh sửa được hỗ trợ, xem trước phần thay thế đã được phê duyệt và giữ lại mối quan hệ của nó với bản gốc. Xác minh các hạn chế đối với các bản ghi được xác nhận thay vì hứa hẹn khôi phục vô hình. Đọc phần giải thích chung.

Hướng dẫn liên quan

Kiểm tra các điều kiện quan trọng đối với nhóm của bạn

Hãy dùng tệp mẫu hoặc tệp đã được duyệt và ẩn danh để kiểm tra các điều kiện cụ thể nêu trong tình huống này. Trước khi gửi dữ liệu thật, cần xác minh mọi yêu cầu về tài khoản, kênh nhận hoặc hồ sơ vẫn chưa được làm rõ. Bắt đầu dùng thử miễn phí 1 tháng.

Chúng tôi nên kiểm tra những gì khi thông tin nhân viên được tải lên không khớp?